إدارة مقاولة

توضع خطة للاستجابة لحالات الطوارئ قبل فترة طويلة من وقوع الكوارث، سواءً كانت زلازل أو أعاصير أو حرائق للغابات أو فيضانات أو أوبئة؛ ويتعين عليك إعداد خطة للاستجابة في حالات الطوارئ لحماية موظفيك وممتلكاتك ومعداتك ومخزونك؛ ودرب الموظفين على إجراءات السلامة لإخلاء المباني أثناء حالات الطوارئ عين مسؤولاً عن حالات الطوارئ وزود هذا الموظف بقائمة كاملة تتضمن جميع الموظفين وأماكن عملهم. ومن المقرر أن يتولى قائد الفريق توجيه الموظفين بشأن منطقة التجمع المحددة والمخصصة لحالات الطوارئ وأن يقدم المساعدة فيما يتعلق بتحديد الشخص المسئول عن حالة الطوارئ أو الأشخاص ممن تعرضوا للإصابة أو المفقودين وذلك في ضوء قائمة الموظفين المقدمة له. ومن الحكمة أيضاً إنشاء مجموعة أدوات الطوارئ، بحيث تتضمن اللوازم الأساسية للتعامل مع الكارثة. وتحظى مسألة توافر مستندات المشروع المالية والأساسية والاحتفاظ بها على السحابة الخاصة بك وتوفير نسخة احتياطية منها في مكان آمن بنفس الأهمية؛ وعند الاستعداد لأي كارثة محتملة، قم بإعداد قائمة مفصلة تتضمن جميع أشكال المعدات والمركبات بحيث يمكنك الإبلاغ عنها عند تقديم أي مطالبة إلى شركة التأمين.       

إنشاء خطة استجابة لحالات الطوارئ

قبل أن تواجه أي كارثة، يتعين عليك إعداد خطة للحفاظ على سلامة موظفيك ومشروعك وتأمين المعدات؛ ويجب أن تشتمل هذه الخطة على ما يلي: 

• كيفية تحذير الموظفين بشأن أي حالة من حالات الطوارئ، بما في ذلك معلومات الاتصال التي يمكن الوصول إليها بسهولة. 
• خطة إخلاء، بحيث توضح هذه الخطة مكان التجمع الذي يقع على بعد مسافة آمنة من مشروعك وذلك في حالة وقوع الحرائق أو غيرها من الكوارث المماثلة. 
• تدريب على خطة طوارئ خاصة بالموظفين الجدد أو الحاليين.  
• خطة تدريب بحيث يمكن للموظفين حماية أنفسهم من المواد الخطرة. 
• بيانات الاتصال بشركة التأمين فيما يتعلق بالتغطية وأرقام التليفونات. 
• قوائم الموردين، بحيث يمكنك شراء أي معدات أو مواد قد تحتاج إليها للقيام بعملية إعادة البناء.  

إنشاء مجموعة أدوات الطوارئ 

تُعدّ مجموعة أدوات الطوارئ عنصرًا أساسيًا في الاستعداد لأي كارثة محتملة. تأكد من تخزينها في أكياس بلاستيكية محكمة الإغلاق ضد الهواء ووضعها في حاوية أو حاويتين سهلة الحمل، مثل: الصناديق البلاستيكية أو الأكياس القماشية القوية.

 في حال نصحك المسؤولون الحكوميون المحليون بالبقاء في مكانك، سواءً كنت متواجداً داخل مشروعك أو في المنزل، من المهم الالتزام بهذه التعليمات للحفاظ على سلامتك. وقد تشتمل مجموعة أدوات الطوارئ على ما يلي: 

• جالون واحد من الماء لكل شخص لكل يوم لمدة ثلاثة أيام على الأقل للشرب والاستخدامات الصحية
• عبوات من المواد الغذائية الغير قابلة  للتلف تكفي لمدة ثلاثة أيام على الأقل
•  جهاز لاسلكي يعمل بالبطارية أو جهاز لاسلكي دوار يدوياً وراديو طقس يشتمل على نغمة إنذار
• مصباح يدوي
• مجموعة الإسعافات الأولية
• بطاريات إضافية
• صافرة للإشارةلطلب المساعدة
• أقنعة غبار للمساعدة في تنقية الهواء من الملوثات وأغطية بلاستيكية  وأشرطة لاصقة بحيث يمكنك الاحتماء في مكان مشروعك حتى انتهاء الكارثة
• مناشف رطبة وأكياس قمامة وأربطة من البلاستيك للنظافة الشخصية
• مفتاح براغي أو زرادية لقفل المرافق
• فتاحة علب يدوية للأطعمة المعلبة
• خرائط محلية
• هاتف محمول مزود بشواحن وبطارية احتياطية

إنشاء مجموعة حفظ نسخة احتياطية من المستندات المالية

قد تتعرض بعض مستندات المشروع الأساسية للتلف أو الضياع أو التدمير أثناء وقوع أي كارثة. لذلك، من المهم حفظ جميع المستندات المالية ومستندات المشروع الأساسية على سحابة أو قرص صلب خارجي في مكان منفصل عن مشروعك. سيضمن ذلك إمكانية الوصول بسهولة إلى الملفات اللازمة لطلبات القروض بعد وقوع أي كارثة.

يعتبر حفظ الملفات الرقمية على السحابة  المتصلة بخادم يعمل من خلال الاتصال بالإنترنت خياراً أفضل لحماية المعلومات الخاصة بمشروعك وقد يمكنك ذلك من بالوصول إلى الملفات أو المستندات حتى بعد مرور فترة طويلة من وقوع الكارثة. وتأكد من قيامك بحفظ نسخ بوالص التأمين الخاصة بك على نفس السحابة. وبفضل اختيار الشركة التي من المقرر أن تستضيف (أو تخزن) المعلومات المذكورة على الخوادم الموجودة في مدينة مختلفة بدلاً من اختيار الخوادم المتواجدة في نفس البلد التي تقيم فيها مشروعك؛ حيث سيضمن ذلك  أن سجلاتك لن تكون في خطر ولن تتعرض للضياع في حالة وقوع كوارث واسعة النطاق (مثل الفيضانات أو الأعاصير).     

مدفوعات التعامل مع الكوارث 

من المهم أن تعرف الكيفية التي سيمكنك من خلالها تغطية التكاليف في حالة وقوع كارثة؛ ويعني ذلك بالنسبة للكثير من أصحاب المشاريع فتح ]خط ائتماني[ يتم الاحتفاظ به لأغراض القيام بعمليات الشراء بعد وقوع الكوارث؛ ويسمح تواجد الخط الائتماني للمشروع حسبما هو مبين أعلاه لأي شركة باقتراض المال وسداده واقتراضه مرة أخرى إلى حين الوصول إلى الحد الائتماني، بحيث يتماثل ذلك مع عمل بطاقات الائتمان؛ وتقدم بعض الخطوط الائتمانية من البنوك، وايضاً شركات التمويل غير البنكية؛ ومن ثم فإن عليك بحث الخيارات المتاحة لتحديد الخيار الأنسب؛ وتعتبر مسألة حفظ النقد الكافي في البنك لتغطية مشروعك على مدار ثلاثة أشهر في حالة وقوع الحوادث الطارئة فكرة جيدة، متى كان ذلك ممكناً، حيث يمكنك دفع المبالغ اللازمة للكثير من الأمور  باستخدام بطاقة الائتمان، ولكن لا يمكن الدفع للموظفين أو دفع ضرائب التوظيف إلا باستخدام النقد؛ ومن المهم الدفع إلى الموظفين بانتظام، بحيث يقدم لك الموظفون المساعدة فيما يتعلق بالتنظيف وإعادة فتح المكان؛ ويسمح لك الاحتفاظ بالنقد المذكور بالقيام بعمليات البيع وتغطية النفقات غير المتوقعة في حالة تعرضك لأي أزمة؛ كما ينبغي عليك التفكير في وجود نظام نقطة البيع الذي يعتمد على أجهزة المحمول، بحيث يسمح لك هذا النظام بقبول المدفوعات في حالة تعطل الخدمات ذات الصلة.         

التأمين 

تعتبر مسألة وجود ]التأمين[ طريقة مهمة لضمان توافر التغطية اللازمة لمشروعك في حالة وقوع أي كارثة طبيعية؛ وعند البحث عن شركات التأمين، ابحث عن الشركات التي تقدم شرحاً متعمقاً للأقساط التأمينية ( المبالغ التي يدفعها المشروع نظير بوليصة التأمين) والتغطية (قيمة المخاطر أو المسئولية المغطاة فيما يتعلق بأي فرد أو كيان عن طريق خدمات التأمين) ونسب التحمل (المبلغ المحدد الذي يجب عليك دفعه بالإضافة إلى قيمة القسط التأميني الواقع عليك، المتعلقة بأي خسارة أو مسئولية قبل أن تبدأ شركة تأمينك بالدفع نيابة عنك نظير المذكور). 

قم باستعراض خيارات الأقساط التأمينية ونسب التحمل ذات القيمة المنخفضة والمتوسطة والمرتفعة وابحث عن كثب على جميع الاستثناءات المرتبطة بالتغطية ذات الصلة؛ وقد يكون من المغري اختيار البوليصة ذات القسط التأميني الأقل؛ ومع ذلك عادة ما تتضمن البوليصة التأمينية التي تكون بقسط تأميني شهري أقل نسبة تحمل أكبر؛ وربما تكون مسألة اختيار خطة تتضمن مدفوعات شهرية أكبر ونسبة تحمل أقل خياراً أفضل حيث أن توافر المبالغ النقدية قد يكون محدوداً عند تعافي مشروعك من أي كارثة واقعة؛ وقبل اتخاذ القرار بشأن اختيار بوليصة التأمين المناسبة، انظر إلى موقفك المالي وحدد الأمر الأكثر جدوى فيما يتعلق بمشروعك.

تتواجد العديد من البوالص التأمينية التي قد تساهم في إعادة بناء مشروعك وتحقق التعافي المالي بعد وقوع أي كارثة، مثل: تغطية ممتلكات المشروع وتغطية الأزمات التي قد تتضمن تأمين توقف أعمال المشروع. وتكون هذه التغطية مجدية إذا لم يكن بمقدورك مواصلة العمل في المشروع بعد وقوع أي حدث طارئ غير متوقع أو كارثة طبيعية؛ ولاحظ أيضاً عدم وجود أي تغطية تأمينية للفيضانات التي تتسبب في توقف العمل؛ أما بالنسبة للكوارث الأخرى، مثل: الأعاصير والحرائق والكوارث الطبيعية، فقد تعتبر أسباباً لتوقف العمل؛ وفكر في الاستعانة بوكيل بدلاً من الشراء مباشرة من شركة التأمين، حيث أن الوكلاء يحظون بخبرة عالية فيما يتعلق بالتغطية التأمينية اللازمة لك.    

قوائم جهات الاتصال

يُعدّ الاحتفاظ بقائمة جهات الاتصال المُحدّثة أمرًا ضروريًا لضمان استمرارية عملك في حال وقوع كارثة. تشمل هذه القائمة أسماء جميع الموظفين والموردين والزبناء الذين قد تحتاج إلى التواصل معهم بعد وقوع حادث.

وينبغي أن تتضمن قائمة الموردين اسم الشركة ونوع الخدمة التي تقدمها وأسماء الأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم وعناوينهم وأرقام هاتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني والموقع الإلكتروني لهم (إن وجد). أما بالنسبة لقائمة الموردين المحتملين مثلا لمواد إعادة البناء أو المعدات.، مثل: لوحة التحكم الجانبية أو الشبابيك أو الألواح الصخرية لأغراض إعادة بناء مشروعك أو الأثاث والمعدات اللازم لإعادة تشغيل مشروعك؛تكمن أهمية هذه القوائم في التواصل السريع مع الجهات المعنية بسرعة وسهولة بعد وقوع كارثة وفي إعادة تشغيل مشروعك بكفاءة من خلال توفير معلومات الاتصال بالموردين والمقاولين اللازمين.

قم بتفعيل خطة الاستجابة لحالات الطوارئ التي قمت بإعدادها قبل وقوع أي كارثة بحيث يمكنك تأمين أصولك وحماية موظفيك. وعند تحذيرك من وجود خطر يتعلق بوقوع أي كارثة، مثل الأعاصير أو الفيضانات السريعة، راقب الأخبار المحلية والإرشادات والنصائح لمعرفة الطرق المقترحة في الوقت الحالي لمغادرة مشروعك بأمان قبل الإخلاء. 

ويجب أن تكون سلامة الموظفين أهم أولوياتك، وقم بتوجيه الموظفين للوصول بأمان إلى منازلهم أو أي أماكن محددة حددها المسئولون المجتمعيون باعتبارها ملاجئ مؤقتة ، وقم بتحديد أماكن تواجد مجموعة أدوات الطوارئ التي قد تحتاج إليها إذا كان عليك النجاة من أي عاصفة أو وباء لفترة زمنية غير معروفة، وخطط لتوفر اللوازم المطلوبة لمدة ثلاثة أيام على الأقل.

سواءً كنت تواجه خطرًا من الأعاصير أو الفيضانات أو الزلازل أو الأوبئة، فإنّ إعداد قائمة مراجعة الكوارث ضروري لضمان سلامة مشروعك قدر الإمكان.

ينبغي أن يكون همك الأول بعد وقوع أي كارثة هو سلامتك وسلامة فريق عملك ، ثم التعامل مع أي أضرار تعرض لها مشروعك؛ وبعد وقوع الكارثة، من المهم التواصل مع الموظفين والموردين والزبناء في الوقت المناسب ومن خلال توجيه الرسائل المناسبة لهم. وتعتبر مسألة الاتصال بشركات التأمين لتقديم المطالب  وشركات الترميم لمساعدتك على إعادة بناء مشروعك أمرا يحظى بنفس الأهمية، وحدد شركة ترميم محلية قبل وقوع الكارثة، متى كان ذلك ممكناً، بحيث يمكنك طلب المساعدة منها في أسرع وقت ممكن بدلاً من محاولة البحث عن شركة ترميم في آخر لحظة.   

كما ينبغي عليك أن تحاول الاتصال والإبلاغ عن حاجتك إلى تقديم طلب تأميني بمجرد إحاطتك علماً بحاجتك إلى ذلك، حيث يساعد الاتصال في وقت مبكر على وضعك في أعلى قائمة المطالب ذات الصلة بشركة التأمين، ما يعني قيام خبير التسوية التأمينية بالاتصال بك بصورة أسرع بدلاً من الاتصال بك في وقت متأخر، وقد تساعد هذه المكالمة المبكرة في تسريع حصولك على المدفوعات المستحقة لك في حالة تأهلك للحصول على المدفوعات التأمينية.  

ما الذي يتعين عليك القيام به فور وقوع الكارثة الطبيعية؟

تأكد مما يلي خلال يوم أو يومين من تاريخ وقوع الكارثة الطبيعية:

• حدد أماكن تواجد جميع الموظفين وقم بتقييم احتياجاتهم. 
• قيّم الضرر الذي تعرض له مشروعك أو معداتك أو مخزونك. 
• أبلغ عن جميع أشكال المطالب التأمينية وقم بحفظ أرقام المطالب  على السحابة. 
• اتصل بشركة ترميم للمساعدة في إجراء عمليات إعادة البناء. 
• احصل على اللوازم المطلوبة التي قد تكون بحاجة شديدة إليها (أي الألواح الصخرية ومكبات النفايات الكبيرة والمكاتب/المنازل المتنقلة).  
• تأجير مركبات للتغطية في حال فقدان أي مركبات أو تعرضها للتلف. 
• الإبلاغ عن خطة التنظيف وإعادة الافتتاح الخاصة بك وجداول العمل للموظفين ولشركة الترميم التي تتبعها. 
• إبلاغ زبنائك بما إذا كنت قد قمت بافتتاح مشروعك مرة أخرى أم لا بالإضافة إلى إبلاغهم بحالة أوامر الشراء الصادرة من جانبهم. 
• قم بالاتصال بالمالك أو المؤجر الذي تتبعه للاستمرار في التواصل أثناء انتشار الأوبئة.   

وبعد التعامل مع الحاجات الأكثر إلحاحاً بعد وقوع أي كارثة، هناك أربعة جوانب يتعين عليك التركيز عليها وهي: الموظفون والمال وحالة المعدات وإعادة مسار العمليات التشغيلية. 

سلامة الموظفين والتواصل مع الموظفين 

تأكد من سلامة جميع موظفيك وتلبية احتياجاتهم الشخصية؛ مثال: هل لا يزال لديهم منزل للانتقال إليه ووسائل المواصلات اللازمة للانتقال إلى المنزل؟ هل يعتبر منزلهم مكاناً آمناً حيث يوفر لهم الملجأ لفترة زمنية طويلة؟ اعرض عليهم الدعم الذي تستطيع تقديمه وفكر في البدء في مجموعة تواصل عبر الرسائل الإلكترونية أو مجموعة تواصل عبر المحادثات لموظفيك لإنشاء شبكة لتقديم الدعم للموظفين؛ وقم بإبلاغ موظفيك أن استقرار مشروعك خلال هذا الوقت أمر مهم؛ وتشارك معهم خطة إعادة بناء مشروعك وأكد لهم أن عملهم بمشروعك سيظل متاحاً (متى كان ذلك ممكناً). 

وإذا كانت لديك التغطية المناسبة، تأكد من أن موظفيك على علم بأن تأمينك سيغطي الرواتب التي من الممكن دفعها لهم؛ وإذا كان تأمينك لا يغطي هذه النفقات، قم بتقييم النقد الكافي لتغطية أجور الموظفين بنفسك أم لا، حيث أن الموظفين سيكونون مطالبين بدفع ما عليهم من إيجار أو رهون أو غيرها من النفقات المعيشية الأساسية وبحاجة إلى معرفة مدى تأثر رواتبهم؛ وكن واقعياً وادرك أنه إذا لم يكن بمقدورك الدفع لهم، فقد يبحث الموظفون على عمل آخر بسبب حاجتهم إلى ذلك لا بسبب رغبتهم في مغادرة الشركة؛ وتعتبر  مسألة الاحتفاظ بالعمالة المتاحة لديك أمراً مهماً حيث أن خسارة العمالة قد تعرض مسألة تعافي مشروعك بعد وقوع الكارثة للخطر. 

وعند التواصل مع الموظفين والموردين والزبناء، يجب عليك تقديم رسالة مختلفة لكل مجموعة. وفيما يلي توجيهات بشأن الموضوعات التي سيتعين عليك التعامل معها: 

• الموظفون:  شارك آخر المستجدات المتعلقة بالسلامة وحالة مشروعك وقدرتك على الدفع إلى الموظفين بعد وقوع أي كارثة بسبب أي شكل من أشكال التوقف المحتمل للعمليات التشغيلية. 
• الموردون:  قم بإبلاغ الموردين الرئيسين باحتياجاتك بحيث يمكنهم تزويدك بالمخزون اللازم وتحسين قدرتك على إعادة البناء وإعادة الافتتاح في أسرع وقت ممكن. 
• الزبناء: أبلغ الزبناء بالموعد الذي من المتوقع أن تعيد فيه افتتاح مشروعك وما إذا كان سيتم افتتاح مشروعك في المكان القديم المحدد له أو سيتم الافتتاح في مكان مؤقت أم في مكان جديد للمشروع. 

ومن الحكمة إعادة تقييم التغطية التأمينية الخاصة بك بعد وقوع الكارثة، حيث إن احتياجاتك قد تتغير؛ ولن يكون بمقدورك تغيير التغطية الخاصة بأي من المطالبات فيما يتعلق بالحدث المذكور، ولكن يمكنك تغييرها فيما بعد في ضوء الاستعداد لوقوع أي كوارث في المستقبل.  

تقييم حجم الضرر المادي 

بمجرد أن يكون من الآمن استعراض الأضرار التي تعرض لها مشروعك، قم بتوثيق جميع أشكال الأضرار التي قد تعرض لها مشروعك مع تقديم الصور الموثقة والفيديوهات أو أي منهما فيما يتعلق بالمطالب التأمينية؛ وقم بإعداد قائمة تتضمن جميع البنود التي قد تعرضت للضرر باستخدام قائمة المخزون التي قمت بإعدادها قبل وقوع الكارثة وقم بالاحتفاظ بإيصالات أي عمليات إصلاح قمت بها بحيث يمكنك إدراج هذه التفاصيل في المطالب التأمينية؛ والتقط صور أو فيديوهات للمعدات والمركبات التي تعرضت للضرر وسجل الأرقام المسلسلة لكل منها؛ وإذا كنت قد فقدت أي مخزون جرّاء وقوع كارثة طبيعية، احصل على نسخ من الفواتير من الموردين حتى تساعدك على إعادة إعداد سجلاتك؛ ويجب استرجاع الفواتير المتعلقة بسنة واحدة على الأقل، متى كان ذلك ممكناً. 

وفي حالة الفيضانات المتكررة، يتعين عليك إثبات استبدال أي شيء قد دفعت شركة التأمين التي تتبعها قيمته فيما يتعلق بالأحداث المذكورة؛ قد تكون بحاجة إلى استبدال معدات التصنيع والمعدات المكتبية وأجهزة الحاسوب والمركبات على أساس حدة الكارثة؛ وربما يكون مخزونك المادي قد تعرض للفقد؛ وقد يتطلب ذلك منك دفع مبالغ كبير (نفقات رأسمالية) وذلك لاستعادة نشاط مشروعك وتشغيله؛ وعند تحديد مصادر المعدات البديلة وما إذا كان من الضروري الاستعانة بمعدات جديدة أم معدات خاضعة للتجديد، قد يكون عليك التفكير في البحث خارج النطاق المتضرر من الكارثة الواقعة؛ مثال: ينبغي عليك الحذر من شراء مركبة جديدة في منطقة تضررت من الفيضانات حيث أن البائعين قد يتواجد لديهم مخزون قد تضرر من الفيضان، وربما تتضمن العلامات التي تدل على تعرض أي مركبة للضرر السجاد المتسخ أو المشكلات الكهربائية أو الصدأ الذي تكون على المفصلات أو الروائح المنبعثة من السيارة؛ وعلاوة على ذلك، عقب وقوع الكوارث الطبيعية مباشرة، قد تزداد الأسعار بسبب تعرض مخزون التاجر للضرر والتوقف الذي شهدته سلسلة التوريد.   

وقبل فحص الضرر ومعاينته، تأكد من أن موظفيك مدربون على كيفية التعامل مع المواد الخطرة فيما يتعلق بالعمليات التشغيلية لمشروعك أو المجتمع (أي الصرف الصحي لمياه الفيضانات على سبيل المثال) وفقاً للتعليمات الصادرة من ]منظمة الصحة العالمية[؛ وأثناء حالات الطوارئ، مثل الأعاصير أو الفيضانات، يمكن أن تنبعث المواد الكيمائية المنزلية والطبية والصناعية في البيئة. 

تقييم موقفك المالي 

على الرغم من التحديات والضغوط التي تفرضها الظروف عند وقوع حالات الطوارئ والكوارث، تكون بحاجة إلى تقييم موقفك المالي بعد وقوع أي كارثة.

 إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الأموال للدفع إلى موظفيك أثناء فترات الإغلاق المؤقت للمشروع، فكر في طلب قرض مرحلي، ويكون هذا القرض في العادة عبارة عن قرض قصير الأجل يقدم المال بسرعة أو يوفر أموال طوارئ ضرورية للتعافي من الكارثة. قد تكون هناك أيضًا بعض المنح المتاحة لمساعدتك في هذا الشأن. وربما يساهم وجود تصنيف ائتماني جيد قبل وقوع الكارثة في زيادة فرص الموافقة على طلب حصولك على القرض؛ وفيما يلي بيان ببعض خيارات الحصول على القروض المتاحة لديك:

• المنح: قد يكون بمقدور أصحاب المشاريع ممن تم رفض حصولهم على قرض الحصول على أشكال أخرى من المساعدة، ومن بينها المنح؛ ويمكن أن تغطي المنح النفقات الطبية وعمليات إصلاح السيارات والأدوات أو المعدات اللازمة للعمل.   
• الموردون:  يعني ذلك إبلاغ كبار الموردين ممن تتعامل معهم وممن يتواجدون في أماكن مختلفة بأنك قد تعرضت لخسارة كبيرة وتبحث عن المنح أو المساعدات المالية؛ وربما يكون البعض على استعداد بتقديم خصومات أو بعض المساعدات المالية الأخرى لك متى كانت لديهم القدرة على القيام بذلك.   
• القروض المرحلية: تحقق ما إذا كانت هناك إمكانية للحصول على القروض المرحلية في منطقتك أم لا؛ وتسمح لك هذه الأنواع من القروض بالحصول على النقد سريعاً لدفع مستحقات الموظفين. 

 ومن الحكمة إعادة تقييم تغطيتك التأمينية بعد وقوع الكارثة، حيث إن احتياجاتك قد تتغير؛ ولن يكون بمقدورك تغيير التغطية الخاصة بأي من المطالبات مما يتعلق بالحدث المذكور، ولكن يمكنك تغييرها لاحقًا استعدادًا لكوارث المستقبل.  

التنظيف وإعادة البناء 

بعد وقوع أي كارثة، يمكنك التواصل مع الموردين ممن حددتهم في خطتك للاستجابة لحالات الطوارئ وممن يمكنهم تزويدك باللوازم التي قد تكون بحاجة إليها لاستعادة نشاط مشروعك وتحقيق التعافي لمشروعك (الألواح الصخرية بعد وقوع فيضانات على سبيل المثال)؛ كما يمكنك البحث عن التجار المحليين ممن تتوافر لديهم اللوازم التي تحتاج إليها فيما يتعلق بعملياتك التشغيلية.

ويكون ذلك أيضاً هو الوقت المناسب للوصول إلى المعلومات المالية الخاصة بالشركة وبيانات المشروع التي قد قمت بالاحتفاظ بنسخة احتياطية منها في مكان منفصل بعيداً عن مكان مشروعك أو سحابتك. 

وبعد وقوع أي كارثة، عليك أن تتصل بشركة التأمين التي تتبعها على الفور وأن تقدم لها المعلومات اللازمة عن كيفية قيامها بالتواصل معك في حالة عدم قدرتك على الاستمرار في فتح مشروعك؛ وأبلغ شركة التأمين بحالة الأضرار التي قد تعرض لها مشروعك وتأكد مما قد تحتاج إليه شركة التأمين قبل تقديم طلبك (مثل: صورة الأضرار وسجلات المشروع التي تعرض قيمة المعدات التي قد تعرضت للضرر أو التلف). وإذا كانت هناك أي مشكلات تتعلق بالسلامة داخل مشروعك مما يمكن إصلاحه بسهولة، قم بتوثيق الضرر وتحديد طبيعته والقيام بعمليات الإصلاح اللازمة قبل قيام خبير التسوية التأمينية بتقييم الضرر الذي قد تعرضت له ممتلكاتك. ولا تقم بالتخلص من أي مواد أو معدات متضررة قبل وصول خبير التسوية التأمينية وقيامه بعملية التقييم. 

كن منظما قدر الإمكان عند قيامك بتدوين الأضرار لأغراض التأمين. وستكون بحاجة إلى الاحتفاظ بقائمة تضم أرقام طلبات  التأمين والجهات التي يمكن الاتصال بها بشركة التأمين والتي من المقرر أن تتعامل مع الطلبات بالإضافة إلى قائمة محدثة تتضمن الأضرار التي تعرض لها مشروعك والمرتبطة بأي حدث من الأحداث؛ وتتمثل المهمة الضخمة في تجميع المعلومات التي قد تحتاج إليها شركة التأمين التي تتبعها فيما يتعلق بأي طلب؛ وسيتم الانتهاء من معظم العمل المتعلق بتجميع قائمة مفصلة بالمخزون والمعدات بشكل مسبق قبل وقوع أي كارثة.    

إبلاغ الزبناء باستئناف العمل في المشروع

بعد مرحلة إعادة البناء، تأتي خطوة هامة لا بد منها، وهي إبلاغ الزبناء بعودة مشروعك للعمل من جديد. يظنّ بعض الزبناء ربما أن المشروع سيعود بنفس قوته وكفاءته السابقة، بغض النظر عن مرحلة التعافي التي مرّ بها بعد الكارثة. 

 وإذا لم يكن بمقدورك تقديم مستوى معين من الخدمات، من الواجب إعلام الزبناء  بالتغييرات أو تأجيل إعادة الفتح إذا لم تكن مستعدًا لتقديم الخدمات بالجودة المطلوبة، لتجنّب أيّ مفاجآت سلبية.

وبمجرد أن تقوم بفتح أبواب مشروعك مرة أخرى، فكر في استخدام اللافتات المؤقتة لتعلن عن افتتاح مشروعك من جديد وتحديث موقعك الإلكتروني وقنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك بحيث تتضمن إخطارا لقاعدة الزبناء المتاحة لديك بأنك أعدت افتتاح مشروعك مرة أخرى.     

يمكن لأصحاب المشاريع الصغيرة الوصول إلى الموارد المتاحة أدناه أثناء وقوع أي كارثة أو بعد وقوعها.