إدارة مقاولة

يُعدّ اختيار أعضاء فريق العمل قرارًا بالغ الأهمية يُؤثّر بشكلٍ مباشر على نجاح مشروعك. سواءً كنت تُعيّن الموظف الأول أو العاشر، فإنّ اختيار الشخص المناسب يُساهم في تعزيز مهارات وقدرات الفريق ككلّ ودفع المشروع نحو الأمام.

كما أن اختيار الشخص الخاطئ قد يؤدي إلى عواقب عديدة وخسارة في الأرباح وصراعات وخلافات في العمل أنت في غنىً عنها. وعلى النقيض تمامًا، فإن اختيار الشخص المناسب لفريق العمل يعني أنك قد اخترت الشخص الذي سيساهم بقدر كبير في رفع وزيادة الإنتاجية؛ ومن ثم زيادة الأرباح. وإليك الخطوات التي بإمكانك اتخاذها لتختار الشخص المناسب للانضمام لفريق العمل بمشروعك وآلية إعداد هذا الفرد ليكون شخصًا ناجحًا في الفريق؛ بغض النظر عما إذا أردت تعيين أحد أفراد العائلة أو صديق لك أو أي شخص جديد:

1. تحديد الوقت الملائم والمناسب لتعيين موظف

بعض المشاريع، مثل إقامة وتأسيس مطعم، قد تكون في حاجة ماسّة لتعيين موظفين من أول يوم في بداية تأسيس مشروعك. وفي أغلب المشاريع، يتولى صاحب المشروع إدارة جميع الجوانب الخاصة بمشروعه دون الحاجة إلى أفراد آخرين إلى أن يدرك أنه قد حان الوقت المناسب لتعيين موظفين آخرين لاستحالة إدارة العمل بالكامل بمفرده. ولذا، فإنه من الأفضل لك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة قبل أن تقرر أن تعين موظفاً أم لا. وإليك هذه الأسئلة التي قد تساعدك على اتخاذ القرار:

• هل تحتاج إلى المساعدة؟ فبعض أصحاب المشاريع يرون أنه من الأفضل لهم الاستمرار في تأسيس مشروع صغير يمكنهم إدارته بأنفسهم. وقد يرى آخرون أنه من الصعب بمكان إدارة العمل بمفردهم وتحقيق الربح المرجو؛ نظرًا لعدم توفر الوقت الكافي لهم لإدارة المشروع بأكمله. ففي هذه الحالة، يتعين عليهم النظر في تعيين أفراداً آخرين.
• هل لديك القدرة المالية لتعيين موظف؟ إذا قررت تعيين موظف، فعليك أن تضع في اعتبارك أن التكلفة الفعلية لتعيين ذلك الموظف ليست المبلغ المالي الذي تقوم بدفعه لذلك الموظف بالساعة فحسب، بل إن هذه التكلفة تشمل أيضًا الإجازات المدفوعة الأجر، أو المزايا الأخرى الخاصة بالتأمين الصحي أو التقاعد وغيرها من النفقات. ولذا، فعليك أن تفكر مليًا وتدرس ميزانيتك الخاصة؛ بمعنى أن عليك تقرير إمكانية زيادة أرباحك أو إنتاجيتك إذا قررت أن تعين موظفًا جديدًا؛ إلى جانب حساب المرتب الذي سيتقاضاه ذلك الموظف، وأيضًا حساب المزايا والنفقات الإضافية التي عليك دفعها في حال تعيين موظف؛ ومن ثم قرر بنفسك ما إذا كانت ميزانيتك الخاصة تسمح بتغطية جميع هذه التكاليف أم لا.
• ما نوع الموظف الذي تحتاجه في العمل؟ قد يكون بإمكانك تعيين موظف غير متفرغ (يعمل بشكل مؤقت) وذلك لساعات قليلة أسبوعيًا أو فقط خلال المواسم التي يزيد فيها الطلب على المنتج. وكلما توسعت في مشروعك، زادت احتياجك إلى تعيين موظفين دائمين ومتفرغين؛ أي يعملون بدوام كامل.

2. معرفة القوانين والإلمام بها

قبل تعيين الموظف الأول، يتعين عليك أن تكون على علم ودراية كاملة بالمتطلبات والشروط القانونية الخاصة باختيار الموظفين وكيفية معاملة هؤلاء الموظفين متى أصبحوا جزءًا من فريق العمل. وبعض القوانين لا تسري فقط إلا على المشاريع التي تضم عددًا معينًا من الموظفين.

3. كتابة وصف وظيفي فعّال

يُعدّ كتابة وصف وظيفي واضح ومُقنع خطوةً أساسيةً لجذب أفضل المرشحين لشغل أي منصب شاغر في شركتك. سواءً كان المرشح من داخل الشركة أو من خارجها، فإنّ الوصف الوظيفي يُمثّل فرصةً ذهبيةً لتحديد متطلبات الوظيفة بوضوح وجذب المواهب المُناسبة.

ولهذا السبب، عليك أن تتأكد تمامًا من كون الوصف الوظيفي واضحًا ومكتوبًا بعناية فائقة ودقة متناهية ولا يحتمل اللبس. وعند الشروع في كتابة الوصف الوظيفي لوظيفة ما، عليك أولاً اختيار المسمّى الوظيفي الذي يصف المهمة والدور الذي سيقوم به الموظف. كما يتعين عليك التحدث مباشرةً مع المرشحين حول الوصف الوظيفي المكتوب. كذلك، تحقق من نجاحك في إبراز مزايا العمل  الخاص بك للمرشحين. فعادةً ما يبحث المتقدمون  لأية وظيفة عن المهام، والخبرات، والمسئوليات التي تتماشى مع مهاراتهم. ولذا، فإنه يتعين عليك أن تضيف تفاصيل أكثر حول هذه النقاط خصيصًا بقدر المستطاع. وفي النهاية،  حاول أن ترسل هذا الوصف الوظيفي لأصدقائك، وأفراد عائلتك، ومعارفك في نطاق العمل ليعلموا أنك تنوي تعيين موظفين لمشروعك الخاص، وقم كذلك بالإعلان والنشر في الأماكن التي تعتقد أنك ستحصل منها على أفضل المرشحين للوظائف المعلن عنها: من خلال مواقع العمل والتوظيف على شبكة الإنترنت، أو من خلال مواقع التواصل الاجتماعي، وما شابه.  

4. البدء في إجراء المقابلات

إذا كان هناك أكثر من مرشح واحد للوظيفة التي قمت بالإعلان عنها، فإنك ستحتاج في هذه الحالة إلى إجراء مقابلات مع أهم المرشحين لتختار الأفضل والأنسب من بينهم وفقًا لمؤهلاته وخبراته. وإذا كان هناك عدد كبير من المرشحين وترغب في استبعاد المرشحين غير المناسبين للوظيفة بشكل سريع، فبإمكانك أن تجري مقابلات عبر الهاتف مع المرشحين لتحدد على أساسها المرشحين الذين يستحقون أن تجري معهم مقابلة شخصية. وعند تحديد المرشحين الذين قررت مقابلتهم شخصيًا، فمن المهم أن ينجح كل مرشح في عرض السيرة الذاتية الخاصة به على نحو أمثل، وعليك أن تتحقق ما إذا كانت المهارات التي يتمتع بها كل مرشح تناسب الوصف الوظيفي المحدد، مع الأخذ بعين الاعتبار الخلفية العلمية للمرشح وخبرته ومدة عمله في الوظائف السابقة. بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تتيقن تمامًا من كون المرشح مخلصًا في عمله وفخورًا به. كما يجب أن يتمتع المرشح بشخصية مميزة وفريدة والتزامه في العمل قد يكون أكثر أهمية ونفعًا لمشروعك من امتلاكه لعدد من المهارات. وفيما يلي نعرض لك عدد من الإرشادات والنصائح لضمان إجراء مقابلة شخصية سلسة وناجحة:

• إعداد قائمة بالأسئلة المقرر طرحها في المقابلة  تُعدّ المقابلة الشخصية فرصةً ذهبيةً لتقييم مهارات وقدرات المرشحين وإمكانياتهم لِشغل الوظيفة المُعلَن عنها. وللوصول إلى تقييم دقيق، من المهم طرح أسئلةٍ مُدروسةٍ تُغطّي مختلف جوانب الخبرة والمهارات والسمات الشخصية للمرشح. وهناك العديد من المواقع على شبكة الإنترنت التي تعرض قوائم من الأسئلة المهمة التي يمكن طرحها خلال المقابلة الشخصية، والتي يمكنك الاستعانة بها لابتكار الاسئلة الخاصة بك. ويتعين عليك الأخذ بعين الاعتبار أن هناك بعض الأسئلة غير القانونية التي لا يسمح بطرحها على المرشحين خلال المقابلة الشخصية، والتي من بينها الأسئلة حول العرق، وخلافه من الأسئلة الشائكة. ولذا، فإنه يتعين عليك مسبقًا أن تبحث حول الأسئلة التي يسمح لك بطرحها على المرشح قبل توظيفه من خلال حكومتك المحلية لإضفاء الصفة القانونية والشرعية على أسئلتك المقرر طرحها خلال المقابلة الشخصية.
• تدوين ملاحظات حول إجابات وردود أفعال المرشحين. إن الأسئلة التي يقوم المرشحون بطرحها عليك بإمكانها أن تبين لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم وشغفهم بالوظيفة، كما بإمكانها أن تبين أية مخاوف أو أية أفكار قد يقترحونها بشأن المشروع الخاص بك.
• معرفة الأسئلة التي قد يطرحها المرشحون عليك. حيث إن تلك الأسئلة بإمكانها أن تبين لك مدى معرفتهم بمشروعك، ومدى اهتمامهم بالوظيفة المعلن عنها، كما تبين لك ما إذا كانت هناك أية مخاوف أو أية أفكار تتعلق بمشروعك.

• عرض التوقعات والأهداف الخاصة بمشروعك بشكل واضح ومحدد. ففي بعض الحالات، قد لا يولي المرشح للوظيفة أي اهتمام يذكر بمشروعك أو قد لا يتفق مع الأهداف العامة الخاصة بك؛ ولذا فإنه من الضروري أن تزوده مسبقًا بتلك المعلومات الخاصة بالتوقعات والأهداف الخاصة بك وبمشروعك حتى تتمكن من اختيار الشخص المناسب للوظيفة.

  5. اتخاذ القرار واختيار الموظف المناسب

بعد أن قمت بإجراء المقابلة الشخصية مع عدد من المرشحين ونجحت أخيرًا في إيجاد الشخص المناسب من بينهم. وهذا الشخص يظهر اهتمامًا شديدًا بالمنصب الوظيفي ولديه كافة المهارات والخبرة والسمات الشخصية التي تحتاجها شركتك. وقبل أن تضفي الطابع الرسمي على العرض الخاص بك، فستحتاج إلى الآتي:

• عرض الأجر والمزايا الممكنة الأخرى في خطاب مكتوب. فهذا المستند سيعطي للموظف المحتمل صورة واضحة عن كافة ما تخطط تقديمه له نظير العمل الذي يقوم بتنفيذه. وقد تكون المزايا المشتملة في حزمة الأجر الإجازات المدفوعة، والإجازات المرضية، والمزايا التقاعدية، ومزايا التأمين الصحي، وبدلات الأمومة ورعاية الأطفال أو خصومات على منتجات الشركة. كما أنك ستحتاج إلى التأكد من أن الأجر الذي ستدفعه لهذا الموظف المحتمل يضاهي ما يتقاضاه أمثاله في وظائف مماثلة.

  وبهذا ستتمكن من جذب واستقطاب أفضل الموظفين وأكثرهم خبرة وكفاءة وستضمن تمسكهم بالوظيفة المعلن عنها. وللبحث عن متوسط الأجور والرواتب في منطقتك المحيطة، هناك العديد من المصادر المتاحة على شبكة الإنترنت التي تتيح لك معلومات خاصة بالرواتب والأجور المتداولة والمتعارف عليها. فإذا كنت تنوي تعيين موظف تعرفه، فإنه من الضروري كذلك التأكد من أنه قد تم الاتفاق من جانبك ومن جانب ذلك الموظف على هذه التفاصيل والتأكد من كتابتها وتدوينها؛ حيث إنك بهذه الطريقة تتفادى حدوث أي لبس أو غموض فيما بعد بشأن الأمور المتعلقة بالأجر المدفوع، أو الإجازات مدفوعة الأجر أو غيرها من الأمور والمسائل المتعلقة بالتعويضات الأخرى. 

• التحقق من صحة المعلومات. إن أفضل الممارسات والطرق المتبعة للتحقق من صحة المعلومات التي أدلى بها الموظف المحتمل خلال المقابلة الشخصية مع صاحب المشروع هي التواصل مع أصحاب العمل السابقين وغيرهم من الأشخاص التي أشار المرشح إليهم في السيرة الذاتية الخاصة به للاستشهاد بهم وللتعزيز من موقفه. فمن خلال هؤلاء الأشخاص بإمكانك معرفة نقاط الضعف والقوة (المزايا والعيوب) لدى الموظف المحتمل وأيضًا التحقق والتيقن من أن المعلومات التي أدلى بها صادقة وصحيحة. وفي بعض الوظائف، مثل التقدم لوظيفة سائق لأية سيارة أو ماكينة، قد يستلزم الأمر إلى خضوع الموظف إلى اختبار للتأكد من عدم تعاطيه أي نوع من المخدرات؛ وذلك لضمان تأدية مهامه الموكلة له بسلامة وأمان. وبصفتك مالك مشروع، فتأكد من دراسة وفحص القوانين المحلية حول طبيعة المعلومات التي بإمكانك التحقق من صحتها فيما يخص أي موظف محتمل.
• الاستعداد للتفاوض. يعد التفاوض حول الراتب أو الأجر المقرر دفعه للموظف المحتمل أمرًا طبيعيًا وجزءًا معتادًا من عملية تعيين الموظف. وحتى تتفاوض بشكل جيد وتحقق ما تطمح له، فإنه يتعين عليك أن تكون على دراية بحدود المرتبات للمشروعات المماثلة في المنطقة المحيطة بك، ودراسة الربح والفائدة التي سيحققهما الموظف المحتمل، بالإضافة إلى دراسة الموازنة الخاصة بك والمبلغ المخصص لهذه الوظيفة والحد الأقصى الذي بإمكانك أن تمنحه لهذا الموظف المحتمل. كما يتعين عليك التأكد من حساب قيمة أية إجازات مدفوعة الأجر أو مزايا قد تمنحها لهذا الموظف المحتمل؛ نظرًا لأن هذه النفقات والتكاليف تعد جزءًا مهمًا من الحزمة الكلية التي تقوم بعرضها. وفي معظم الحالات، سيكون بإمكانك أنت والموظف المحتمل التوصل إلى الاتفاق على راتب بقيمة معينة. وفي حال فشلك في التوصل إلى اتفاق، فستحتاج إلى البحث عن مرشحين آخرين في متناول يديك وقدراتك المالية.
• التوقيع على خطاب العرض النهائي. لإضفاء الطابع الرسمي على عرضك، فستحتاج إلى الإشارة إلى قيمة الأجر، والوصف الوظيفي والمزايا التي ستمنحها في المستند النهائي، الذي يطلق عليه "خطاب العرض". حتى ولو كان عرضك شفهيًا، فإنه من الضروري أن تتم متابعته بمستند رسمي وموقّع يضمن ويعزز الاتفاق المبرم بينك وبين الموظف.

6. الاستعداد لتعيين واستقبال الموظف الجديد

فور قبول الموظف المرشح للعرض الوظيفي المقدم من طرفك، فبإمكانك تحديد تاريخ لبدء تولي المنصب الوظيفي وبدء تنفيذ مهامه؛ وذلك لضمان انتقال سلس قبل أول يوم عمل. وهناك بعض الاستمارات ونماذج العمل التي ستحتاج إليها لتعيين موظف لديك:

• نموذج / استمارة طلب التوظيف. يتعين على الموظف المرشح للوظيفة ملء هذه الاستمارة خلال عملية التعيين أو قبل بدء توظيفه. وهذه الاستمارة تتضمن معلومات خاصة بالشهادات العلمية الحاصل عليها المتقدم للوظيفة وأيضًا خبرته العملية، كما أنها تكون بالنسبة لك، كجهة عمل، بمثابة دليل ومستند إثبات في حال قيام الموظف بكتابة أية معلومات أو بيانات خاطئة أو مزيفة.

وينبغي الأخذ في الاعتبار أن هناك بعض الاختلافات في قواعد التوظيف في حال توظيف أي فرد من أفراد العائلة.

بالإضافة إلى هذه النماذج والاستمارات، فإنه يتعين عليك أيضًا حفظ السجلات التالية الخاصة بكل موظف. فعند قيامك بتوظيف موظف جديد إلى فريق عملك بالمشروع، قم بجمع أي من المعلومات والبيانات التي لم تحصل عليها، وقم بإنشاء وإعداد ملف مستندي أو ملف رقمي حيث تقوم بالاحتفاظ به لاستخدامه عند الحاجة وتحديثه من وقت لآخر:

• اسم الموظف بالكامل (الاسم الشخصي والعائلي)
• العنوان، بما في ذلك الرمز البريدي (إن أمكن)
• تاريخ الميلاد، إذا كان الموظف المرشح دون سن الـ 19
• الجنس (ذكر أو أنثى) والمهنة
• توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
• ساعات العمل كل يوم
• ساعات العمل أسبوعيًا
• الأساس الذي وفقًا له يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخلافه)
• معدل الأجور في الساعة المعتاد
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
• إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
• كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
• إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
• تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع
• تفاصيل وبيانات أخرى بناءً على منطقتك

يتعين عليك مراجعة مكتب العمل التابع لك لتحديد ما إذا كانت هناك مستندات أخرى عليك الاحتفاظ بها.

7. إعداد كتيب الموظف

حتى لو كان لديك موظف واحد أو اثنين فقط، فإن توثيق سياسات شركتك وتوقعاتها في قائمة مختصرة أو في كتيب خاص بالموظف بإمكانه أن يكون بمثابة طريقة رائعة وفعّالة للتحقق من أنك قد قمت بتوصيل الإجراءات الخاصة بمشروعك بصورة جلية وواضحة. وكتيب الموظف هذا في حال تأسيسك لمشروع صغير للغاية قد يكون عبارة عن مستند من ورقة واحدة فحسب توضح فيها أهم البيانات والمعلومات الخاصة بمشروعك. وبإمكانك زيادة عدد صفحات هذا الكتيب كلما زاد ونما مشروعك. وإذا كنت تنوي تأسيس مشروع أكبر بقليل، فقد تحتاج إلى تكريس وقت أكبر لإعداد كتيب أطول وأكثر تفصيلاً. وبغض النظر عن حجم مشروعك، فإنه يتعين عليك في جميع الأحوال تعيين متخصص مسؤول عن الموارد البشرية أو محامٍ ليطلّع ويراجع كتيب الموظف الذي قمت بإعداده للتحقق من أنه يتماشى مع متطلبات وشروط الدولة، مثل قائمة بحقوق الموظف. وإليك بعض البنود التي عادةً ما يشتمل عليها أي كتيب موظف:

• بيان المهمة الخاص بالشركة. وهو عبارة عن بيان رسمي يلخص أهداف المشروع الخاص بشركتك. ومن خلال تضمين هذا البيان في الكتيب، فقد يكون بإمكانك أن تعطي نبذة واضحة عن طبيعة مشروعك لكافة الموظفين مسبقًا.
• الإجازات مدفوعة الأجر، في حال منحها. يتعين عليك أن توضح في كتيب الموظف عدد أيام الإجازات مدفوعة الأجر التي ستقوم بمنحها للموظفين سنويًا، إن وجدت، شاملةً الإجازات المرضية والإجازات السنوية. وعليك أيضًا أن تشرح بالتفصيل عدد الأيام التي يتم ترحيلها للعام المقبل من هذه الإجازات في حال عدم الاستفادة منها في العام الحالي. وكذلك يمكنك تضمين أية معلومات خاصة بالعمل الإضافي.
• قواعد متعلقة بالسلوك. يجب أن يتضمن كتيب الموظف كذلك على كافة القواعد المنظمة فيما يخص نظافة بيئة العمل، والقانون الخاص بالزي الرسمي للعمل، وأخر المستجدات بشأن السياسات والمتطلبات الخاصة بتعامل الموظف وسلوكه تجاه زملائه الموظفين. كما يتعين عليك أيضًا تضمين قائمة توضح الحقوق الخاص ببيئة العمل أيضًا.
• جدول الرواتب. يوضح موعد تقاضي الموظفين مرتباتهم وأجورهم شهريًا، إلى جانب أية ممارسات أو متطلبات وشروط خاصة بوقت المتابعة وجدول الرواتب.
• الإجازات أو العطلات الرسمية. إعداد قائمة بالإجازات أو العطلات الرسمية ومعرفة ما إذا كان الموظفون سيتقاضون راتبًا عنها أو لا.
• إجازات الأمومة ورعاية الأطفال. قد يمنح بعض مالكي المشاريع الصغيرة موظفياتهم إجازات مقابل الأمومة ورعاية الأطفال، على الرغم أن هذا الأمر لا يعد إلزامًا عليهم. وهذه البدلات تعد عنصرًا مهمًا بالنسبة للموظفين، لذا عليك أولاً أن تتحقق من أن قدرتك المالية وموازنة مشروعك قد تتحمل هذه النفقات والتكاليف. وهناك قوانين مختلفة تتعلق بالإجازات الممنوحة للأمهات مقابل رعاية الأطفال تبعًا لكل دولة. لذلك ستحتاج أيضًا أن تكون على دراية كاملة بالقوانين الخاصة بمنطقتك.

وفي نهاية كتيب الموظف، اترك سطرًا خاص بتوقيع الموظف. ومتى قام الموظف بالتوقيع على الكتيب، احتفظ بنسخة مصوّرة منه في ملف خاص بكل موظف.

بعد إنجاز كتيب الموظف وتحديد موعد بدء العمل للموظف الجديد، فإنه يتعين عليك قبل أن يبدأ الموظف في استلام عمله ووظيفته الاتفاق سويًا على خطة لتدريب موظفك الجديد على منتجاتك، وخدماتك والإجراءات الخاصة بشركتك. وبغض النظر عن خبرة الموظف الجديد ، فإنه في جميع الأحوال سيحتاج إلى أن يكون على دراية كاملة وشاملة حول آلية إدارة شركتك وزيادة الطلب على منتجاتك.

1. إعداد قائمة بالبنود الواجب تغطيتها. من المفيد بالنسبة لك أن تقوم بإعداد قائمة بجميع البنود والعناصر التي ترغب في أن يتدرب الموظف الجديد عليها. ومن بين هذه البنود: التزامه بوقت العمل وإدارته بشكل جيد، وتشغيل معدات الشركة، واتباع الممارسات والآليات الممكنة لمساعدة الزبناء. فعن طريق إعداد هذه القائمة، سيكون بمقدورك تحديد توقعات الموظف في هذه البنود والعناصر خلال الأسابيع الأولى وجعل عملية التدريب تسير بشكل أسهل بالنسبة لك.

2. طرح الأسئلة على الموظف حول ما يعرفه فعليًا وما يحتاج إلى معرفته. مما لا شك فيه أن المهارات المتقدمة ينبغي أن تقوم على المهارات الأساسية، لذا ينبغي إتقان المهارات الأساسية أولاً ليتم تطويرها وتصل إلى مهارات متقدمة. فحتى بعض الموظفين الأكثر مهارة قد يكونون في حاجة ماسّة إلى أن يكونوا على معرفة شاملة ودراية كاملة بأمور ومهارات تتعلق خصيصًا بمشروعك.

3. تنظيم دورات تدريبية. إذا كان لديك مشروع أكبر، فإن تدريب موظفيك في هذه الحالة يفيدك في الاطلاع على كافة الجوانب في مجالك ويفيد موظفيك ويجعلهم مواكبين لطبيعة عملهم. وإذا كان لديك أكثر من موظف واحد، فيجدر بك في هذه الحالة إعداد وتنظيم جلسات ودورات تدريبية متبادلة حيث يتم تبادل الخبرات في مجال معين معك ومع الموظفين الآخرين.

4. فحص ودراسة المراجع واغتنام الفرص التعليمية. في المشاريع الأكبر حجمًا والأوسع نشاطًا، يتوق أغلب الموظفون إلى اغتنام الفرص التعليمية لتنمية مهاراتهم؛ مما يعود بالنفع والفائدة على نجاح المشروع نفسه. فمثلاً، المشاركة في المؤتمرات البحثية والعلمية تعد خطوةً مثمرةً وناجحة من شأنها أن تجعل الموظف أكثر رضًا وأكثر مهارةً وأكثر استعدادّا للعمل الجادّ.

سواء كنت تنوي تعيين موظف واحد أو أكثر، فإنه من الأحسن أن تقوم بإعداد تقارير أداء خاصة بهؤلاء الموظفين بصفة مستمرة لتحفيزهم وتشجيعهم وزيادة إنتاجيتهم وتحسين أدائهم بشكل متواصل. وينبغي ألا يكون تقرير الأداء الخاص بأي موظف أمرًا مفاجئًا له، بل ينبغي عليك كجهة عمل تقييم أداء كل موظف يعمل لديك بشكل يومي. فهذا التقرير يكون بمثابة فرصة جيدة للاجتماع سويًا بشكل دوري (كل ثلاثة أشهر)، ومراجعة وتقييم الإنجازات والأهداف لتحسينها، ووضع خطة للفترة المقبلة. وعند الشروع في إعداد تقرير أداء لأي موظف، يمكنك الاستعانة بالخطوات التالية:

1. تحديد التصميم والشكل الخاص بالتقرير

خلال أغلب التقارير الخاصة بتقييم أداء الموظف، يناقش كل من جهة العمل والموظف مزايا الموظف، وإنجازاته، وتحدياته، وأهدافه والخطوات المقبلة. وفي بعض الحالات، يحصل الموظفون على نقاط (درجات) في جوانب معينة حتى تتمكن جهة العمل من متابعة أداء موظفيها ومقارنة هذه التقارير الحالية بالتقارير المستقبلية. ولتيسير الأمر عليك، بإمكانك الاستعانة بنماذج لتقارير أداء على شبكة الإنترنت؛ بحيث يمكنك إيجاد البيانات وأفضل طريقة تناسب مشروعك. وبالإضافة إلى قيام جهة العمل بنفسها بملء البيانات بتقارير الأداء الخاصة بالموظفين، فإن بعض جهات العمل الأخرى تقوم بإعطاء الموظف نفسه نموذج التقرير ليقوم بملئه بنفسه؛ أي يقوم "بتقييم نفسه" أولاً. وبهذه الطريقة، يتسنّى للموظف نفسه تقييم أدائه والتفكير في أهدافه؛ وبالتالي يلعب دورًا فعّالاً في عملية التقييم نفسها. ومهما اختلف الأسلوب المتبع في تقييم أداء الموظف، فإنه يتعين عليك مسبقًا إطلاع موظفيك عن توقعاتك بشأن الوظيفة وما بإمكانهم توقعه خلال تقارير الأداء.

2. تحديد جدول زمني لتقييم أداء الموظفين

عليك أن تقرر عدد مرات إعداد تقارير الأداء الخاصة بموظفيك؛ وعلى أساس ذلك قم بإعلام موظفيك بموعد التقييم. وإن أمكن، يفضل أن تقيّم موظفيك مرة كل ثلاثة أشهر بدلاً من التقييم السنوي؛ لزيادة فرص التواصل بينك وبين موظفيك ولجعل الأهداف على قمة الأولويات.

3. متابعة التقدم وسير العمل

بدلاً من محاولة تذكر البنود والعناصر المتضمنة بتقارير الأداء الخاصة بموظفيك، قم بإعداد قائمة تسجل فيها الإنجازات والتحديات الخاصة بكل موظف: الأهداف المحققة، المهام المنفذّة بشكل جيد، والمشاريع المنجزة، وكلمات الشكر والإطراء من جانب الزبناء أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. فهذه الطريقة تمنحك فرصة أكبر لتقييم موظفيك بصورة أكثر وضوحًا وأكثر دقةً.

4. آلية تقييم الموظفين

ينبغي الأخذ بعين الاعتبار أن الهدف وراء إعداد تقارير الأداء الخاصة بالموظفين هو ضمان التواصل المباشر ومساعدة جهة العمل والموظفين على تحقيق النجاح والتطور. فتقارير الأداء تعد فرصةً جيدة لجهة العمل لتقييم أداء موظفيها وأيضًا للاستماع للموظفين بشأن ما يخص مزاياهم، والجوانب التي يحتاجون للدعم فيها والتعلّم. وحتى تؤتي هذه التقارير ثمارها المرجوّة ، يفضل أن يتم تقييم أداء الموظفين في صورة مناقشات مفتوحة ومباشرة بين جهة العمل والموظفين. يُعدّ النقاش في هذه القضايا من الأمور الحساسة التي تتطلب دقة ولباقة. من المهمّ أن تتم هذه المناقشات بنبرة دافئة وودية لخلق شعور بالراحة والثقة بينك وبين موظفيك.

5. توثيق وتدوين ما تمت مناقشته

وحتى لا تنسى النقاط المهمة التي تمت مناقشتها أثناء اجتماعك مع موظفيك لتقييم أدائهم، يجدر بك أن تدون ملاحظات بشأن النقاط التي تمت مناقشتها والخطوات المستقبلية. وبعد ذلك، قم بحفظ هذه النقاط التي قمت بتدوينها في سجل خاص بك مع إعطاء الموظف نسخة من هذا السجل. فبإمكانك الاستعانة بهذه الملاحظات والأهداف التي قمت بتسجيلها كنقطة انطلاق تبدأ منها إعداد تقرير التقييم القادم.

6. سؤال الموظفين عن انطباعاتهم وآرائهم حول أسلوب العمل

لتكون قائدا ناجحًا، يجدر بك أن تسأل موظفيك عن انطباعاتهم وآرائهم حول أسلوب العمل. فبإشراكهم في تطوير العمل وأسلوبه، سيكونون متيقنين بأنك قائد ناجح وتطمح إلى إرساء علاقة عمل مبنية على الصراحة والشفافية والتعاون والإيجابية. كما أن هذه الطريقة ستساعدك في تعلّم كيفية تقديم الدعم المتواصل لموظفيك؛ وبالتالي تكون في أعينهم القائد الأكثر فاعلية ونجاحًا. 

خلاصة القول، يعد التواصل الجيد والبنّاء مع موظفيك أمرًا ضروريًا لمنحهم الشعور بالرضا والسعادة والسعي وراء النجاح.

ينطوي إدارة وقتك بكفاءة ومساعدة موظفيك على إتقان مهارات إدارة الوقت على جوانب أساسية ينبغي التركيز عليها لتحقيق مشروع ناجح. ففي المشاريع الصغيرة على وجه الخصوص، يتولى أصحاب المشاريع والموظفون مهامًا متعددة، مما يجعل إدارة الوقت بذكاء وحكمة أمرًا ضروريًا لتحقيق النتائج المرجوة. وإليك بعض الطرق التي يمكنك اتباعها، كجهة عمل، لضمان أفضل استفادة واستغلال للوقت:

1. تحديد الأولويات

عليك أن تعلّم موظفيك كيفية ترتيب أهدافهم حسب الأولويات إلى: أهداف هامة للغاية، وأهداف متوسطة الأهمية وأهداف أقل أهمية. فعلى سبيل المثال، الاستجابة لشكوى زبون أو التعامل مع مسألة تتعلق بطلبية المنتجات قد تحتاج اهتماما عاجلا وفوريا، في حين أن التفكير في ابتكار آلية جديدة لترويج المنتجات يمكن تأجيله ليوم أو يومين.

2. إعداد خطط مستقبلية

في بعض الأحيان، يجدر بك إعداد خطط، سواء أكانت خطط عمل أو خطط خاصة بطرح منتج جديد؛ الأمر الذي سيفيدك في توفير الوقت على نحو أفضل. غير أن قيامك بإعداد قائمة بالبنود والمهام التي يتعين عليك تنفيذها بالترتيب (أي حسب الأولويات) لتحقيق هدف معين قد توفر لك مزيدا من الوقت على المدى البعيد. فإعداد خطة مسبقة يجبرك على تحديد الخطوات التي عليك اتباعها لتحقيق هدفك المنشود، كما يجبرك على قياس مقدار الوقت الذي ستحتاجه لتنفيذ كل خطوة.

3. تفادي ارتكاب الأخطاء

جميعنا يعلم تمامًا أن هناك بعض الأخطاء التي تتسبب في ضياع وقت العمل، على سبيل المثال: التحدث لوقت طويل مع الزبناء وبشكل متواصل، أو فحص البريد الإليكتروني (الإيميل) والرد على الرسائل مرات عديدة طوال اليوم أو "التفاعل / "التعامل مع" القضايا والمسائل على الفور بدلاً من التعامل معها حسب أهميتها في جدول الأولويات. وسواء كان إهدار الوقت بسببك أو بسبب أحد موظفيك، فعليك أن تدرك تمامًا أن هذه العادة السيئة ستكلفك الكثير على المدى الطويل. ولتفادي حدوث هذه المشكلات والأخطاء التي ستكلفك الكثير، فعليك أن تقوم بالتحكم في وقتك طوال يوم العمل، وتسجيل متى وكيف قمت بقضاء وقتك والاستفادة منه بحكمة وعلى الوجه الأمثل. وأيضًا تسجيل الجوانب والنواحي التي قد استغرقت فيها وقتًا طويلاً بلا داعٍ لتتمكن من تفادي هذه المشكلة مستقبلاً. 

4. مساعدة الموظفين على استغلال الوقت على الوجه الأمثل

عليك أن تعي تمامًا أن نجاحك في إدارة وقتك بحكمة هي الطريقة الوحيدة التي تشجع بها موظفيك ليحذو حذوك. تأكد دائمًا من عقد الاجتماعات في الوقت المحدد. قم بعمل جداول يومية، وأسبوعية، وشهرية وتعلّم دومًا أن توكل المهام لغيرك بدلاً من إقحام نفسك في كل مهمة. كما أن قيامك بإطراء ومديح وشكر الموظفين الذين يديرون أوقاتهم بحكمة له تأثير ايجابي على الآخرين، حيث إنك بذلك تخلق جو المنافسة الإيجابية بينهم. وإذا تبين لك أن هناك مشكلة ما بشأن إدارة وقت العمل بحكمة، ففي بعض الأحيان، تحتاج إلى أن تجلس مع كل موظف على حدى للتوصل إلى حلول مشتركة لضمان إنجاز العمل بفاعلية أكثر.

لإدارة أي مشروع بنجاح، فإنه يتعين على جهة العمل أن تدفع رواتب لموظفيها بشكل عادل وفي الوقت المحدد وضمن إطار قانوني. ولكن، مع الضرائب، ومتابعة خارطة العمل وإعداد جدول للرواتب، قد يصعب على أصحاب المشاريع غير المتفرغين معرفة من أين يبدؤون. وكلما كبر حجم مشروعك وزاد عدد موظفيك، زادت حاجتك إلى الاطلاع على المتطلبات والشروط القانونية الخاصة بجدول الرواتب، وزادت حاجتك أيضًا إلى إعداد جدول وإعداد خطة رئيسية لحفظ السجلات الخاصة بجدول الرواتب والضرائب.

بصفتك صاحب مشروع صغير، فإنك تقضي وقتًا كبيرًا في التفكير بشأن مشروعك بشكل يومي؛ وفي أثناء ذلك من السهل عليك ألا تتابع خططك المستقبلية. ولكن، من المهم أن تخطط لمستقبلك وتدخر المال الكافي في حال تقاعدك، وذلك لتأمين حياة كريمة لزوجتك وأطفالك مستقبلاً. بالإضافة إلى ذلك، فإنك إذا فكرت في إعداد خطة خاصة بالتقاعد لموظفيك، فبإمكانك جذب أفضل المرشحين والاحتفاظ بهم، وأيضًا توفير وقتك على المدى البعيد. 

بصفتك مديرًا للمشروع، فإنك تلعب دورًا مهما في وضع تصور خاص بشركتك، مستحثًا همم موظفيك والعمل على إشراكهم وتقرير كيفية تطوير مشروعك والمضي به قدمًا. فمعرفة أسلوب وأهداف الريادة الخاصة بك تعد خطوة هامة في تحديد نوع القائد الذي ترغب في أن تصل إليه. فمن خلال تعلّم مهارات ريادية قوية، ووضع خطة تواصل فعّال وتعلّم كيفية تفويض المهام والمسئوليات، ستتمكن من إنجاح مشروعك وتحقيق الربح المرجوّ.

ربما تصورت في البداية أنه بإمكانك تأسيس مشروعك الخاص وإدارته بمفردك. ولكن، لا بد أن تدرك أن تأسيس فريق عمل من الموظفين الذين يعملون لديك لمساندتك ودعمك في تحقيق أهدافك يعد خطوة أساسية. حيث بإمكانك استثمار واستغلال مزايا ومهارات الأفراد الآخرين لتطوير مشروعك والمضي به قدمًا. وتذكر دائماً أن التخطيط الجيد والعمل المتواصل لتحسين آلية العمل وأسلوب الريادة لديك سيكون بمثابة طريقة فعّالة وناجحة، خاصةً عند زيادة حجم مشروعك.