إدارة مقاولة

يخضع مستخدمو المقاولات الصغرى لأحكام مدونة الشغل المغربية، التي تنظم العلاقة بين المشغِّل والأجير. من المهم الاطلاع على القوانين والأنظمة الوطنية المعمول بها لضمان احترام الحقوق والواجبات داخل مقاولتك.

فيما يلي بعض الجوانب التي ينظمها القانون المغربي والتي يجب أخذها بعين الاعتبار :

• الحد الأدنى للأجور (SMIG/SMAG) حسب القطاع
• عدد ساعات العمل القانونية (44 ساعة في الأسبوع بالنسبة للمقاولات الصناعية والتجارية والمهن الحرة)
• العمل الإضافي وتعويض الساعات الإضافية
• شروط تشغيل القاصرين
• الإجازات القانونية (الإجازة السنوية، العطل الرسمية، الرخص الاستثنائية)
• شروط التصريح بالأجراء لدى الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي (CNSS)
• شروط التوظيف والعمل (عقود الشغل، فترة التجربة، التصريح، الأجور)
• فترات الاستراحة والعمل الليلي
• حضور التكوينات والاجتماعات في إطار العمل

ننصحك بالرجوع إلى مدونة الشغل والاطلاع على التحديثات الصادرة عن وزارة الإدماج الاقتصادي والمقاولة الصغرى، والتشغيل والكفاءات، لضمان مطابقة مقاولتك لكل القوانين المعمول بها.

عند إعداد جدول أداء الأجور، من المهم أيضاً تحديد عدد أيام الإجازة المؤدى عنها التي ترغب في منحها للأجراء، إذا كنت تنوي تقديم هذا الامتياز.
منح هذا النوع من المزايا يمكن أن يعزز جاذبية مقاولتك مقارنة بمقاولات أخرى، ويساعدك على استقطاب كفاءات أفضل والحفاظ عليها.

في المغرب، يتم تأطير العطل (الإجازات) بموجب مدونة الشغل، ويتوجب على المشغِّلين الالتزام بها.

يحق لكل أجير الحصول على إجازة سنوية مؤدى عنها، تُحدد مدتها في يوم ونصف يوم عمل عن كل شهر من الشغل الفعلي، أي ما لا يقل عن 18 يوم عمل في السنة، وذلك بعد ستة أشهر متواصلة من العمل لدى نفس المشغّل.

ويستفيد الأجراء كذلك من عطل مؤدى عنها بمناسبة الأعياد الدينية والوطنية المعترف بها قانونياً، مثل:

• عيد الفطر
• عيد الأضحى
• عيد المولد النبوي
• رأس السنة الهجرية
• عيد العرش
• عيد الاستقلال
• عيد الشغل، وغيرها.

كما تنص مدونة الشغل على وجود رخص استثنائية، من بينها رخصة الوفاة عند فقدان أحد الأقارب (الزوج/الزوجة، أحد الوالدين، الأبناء...)، وتختلف مدتها حسب درجة القرابة.

وقد تمنح بعض المقاولات إجازات إضافية مؤدى عنها أو غير مؤدى عنها، وفقاً لسياستها الداخلية.

في المغرب، يمكن أن يعتمد منح الإجازات على عدة عوامل يحددها المشغّل، شريطة احترام الإطار الذي تنص عليه مدونة الشغل. من الممكن مثلاً اعتماد فترة تجريبية قبل أن يستفيد الأجير من بعض الامتيازات. كما تختار بعض المقاولات نظاماً يقوم على تراكم الإجازات بشكل تدريجي، حيث يراكم الأجراء أيام عطلتهم شهرياً ويمكنهم الاستفادة منها بعد اكتسابها.

تخضع أحكام الرخصة المرضية في المغرب لـمدونة الشغل، خاصة فيما يتعلق بالتصريح لدى الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي (CNSS). وحتى إن لم تكن هناك إلزامية قانونية لتوفير رخصة مرضية مؤدى عنها في جميع الحالات، فإن منح هذا الامتياز يمكن أن يُعزز جاذبية المقاولة، ويقلل من مخاطر انتقال العدوى داخل فريق العمل أو إلى الزبناء. فحضور مستخدم مريض إلى مقر العمل قد يؤثر سلباً على صحة باقي الأجراء، مما يؤدي إلى غيابات أطول وتكاليف إضافية للمقاولة.

ومهما يكن النظام الذي تختاره، يُستحسن توضيحه كتابةً منذ البداية للأجراء الجدد، ودمجه في النظام الداخلي أو دليل المستخدم إن وُجد.

تعد مرحلة إعداد جدول الرواتب من أهم المراحل التي قد تمثل مصدر خطر لنجاح أي مشروع. وفيما يلي نستعرض الخطوات التي بإمكانك اتباعها لإعداد جدول الرواتب الخاص بمشروعك:

1. إعداد جدول الدفع

وهذا الجدول يحدد الوقت الذي يمكنك فيه دفع رواتب وأجور الموظفين خلال فترة عمل محددة. ومعظم جهات العمل تقوم بدفع الرواتب والأجور لموظفيها أسبوعيًا، أو كل أسبوعين، أو شهريًا. وعليك أن تقرر وتختار الطريقة الأفضل بالنسبة لك. فقد تختار الخيار الأبسط بالنسبة لك فيما يتعلق بالحسابات المالية الخاصة بمشروعك (الدفع الأسبوعي أو الشهري) أو قد تفضل الطريقة التي يفضلها معظم الموظفين (الدفع كل أسبوعين). ولا بد من الأخذ بعين الاعتبار أن كل منطقة لديها المتطلبات والشروط الخاصة بها بشأن جدول الدفع، ولذا تأكد من الرجوع إلى القوانين الخاصة بمنطقتك أو دولتك في هذا الصدد.

2. تصنيف الموظفين

وستحتاج أيضًا إلى تصنيف موظفيك بالشكل الصحيح بما يعود بالنفع والفائدة لهم ودون إلحاق الضرر بمشروعك. وفيما يلي الفئات والمجموعات الأساسية للموظفين:

• الموظف (العامل) غير المعفي: وهو الموظف التي يتقاضى أجره بالساعة. ويتعين عليك كمسؤول أن تدفع له أجرًا يزيد عن قيمة الحد الأدنى للأجر الوطني، وأيضًا، إن أمكن، المحلي، بالإضافة إلى العمل الإضافي؛ وذلك عملاً باللوائح والقوانين الوطنية والجهوية.
• الموظف المعفي: وهو الموظف الذي يتقاضى مرتبًا؛ بحيث يكون معفيًا من بعض الحقوق والحمايات الممنوحة للموظفين غير المعفيين (العمّال)، مثل العمل الإضافي.

ولمساعدتك في تحديد ما إذا كان الموظف غير معفي أو معفيًا وفقًا للقانون الوطني المحلي، بإمكانك زيارة الموقع الإلكتروني للهيئة الحكومية المختصة.

ولمعرفة ما إذا كانت دولتك تفرض معايير إضافية أو لا، قم بزيارة الموقع الإلكتروني الخاص بمكتب العمل المحلي التابع لك. كما يجدر بك أيضًا أن تستشير محامٍ متخصص في هذا الشأن.

3. معرفة الأسس الضريبية

يتعين على كل من جهات العمل والموظفين سداد ضرائب الدخل الوطني، بالإضافة إلى الضرائب الإقليمية والمحلية في بعض المناطق.

كما ستكون هناك حاجة إلى خصم رسوم الرعاية الصحية والإسهامات المالية الخاصة بالتقاعد من رواتب الموظفين كل مدة دفع، بناءً على المزايا التي تمنحها والتي يختارها الموظفون.

وللحصول على تفاصيل أكثر حول ضرائب العمل الوطنية والمحلية، قم بزيارة الموقع الإلكتروني الخاص بالهيئة الحكومية المختصة. ومن الأفضل لك أن تقوم بمراجعة هذه الضرائب مع محاسب مختص أو مع خبير ضرائب موثوق فيه للتأكد من أنك تمضي على الطريق الصحيح.

4. مراقبة الحضور / تسجيل ساعات العمل

كجهة عمل، ستحتاج إلى مواصلة متابعة عدد ساعات العمل الخاصة بموظفيك. فأغلب جهات العمل يعمل لديها موظفون (عمّال) غير معفيين؛ حيث يقوم العمّال أنفسهم بتسجيل ساعات العمل وتعرض هذه الساعات على جهة العمل كل مدة دفع لاعتمادها والموافقة عليها. كما أن العديد من جهات العمل الأخرى تقوم بمتابعة ساعات العمل للموظفين المعفيين لأسباب عديدة؛ منها إمكانية إدارة جدول الرواتب بصورة أسهل إلى جانب إدارة المزايا الممنوحة. وهناك العديد من خيارات البرامج التي لا حصر لها والتي بإمكانك الاستعانة بها عند الحاجة.

5. حفظ السجلات الخاصة بالموظفين

يتعين عليك في أي وقت تقوم فيه بتعيين موظف جديد أن تقوم بإعداد وإنشاء ملف خاص بهذا الموظف يحتوي عددًا من المعلومات الضرورية، التي من بينها: 

• اسم الموظف بالكامل (الاسم الشخصي والعائلي) ورقم البطاقة الضريبية الخاصة بالفرد أو الرقم القومي
• العنوان، مشتملاً على الرقم البريدي
• تاريخ الميلاد، إذا كان الموظف قاصرًا
• الجنس (ذكر / أنثى) والمهنة
• توقيت ويوم الأسبوع في حال بدء أسبوع العمل للموظف
• ساعات العمل المنجزة كل يوم
• إجمالي ساعات العمل المنجزة أسبوعيًا
• الأساس الذي وفقًا به يتقاضى الموظف راتبه / أجره (بالساعة، بالأسبوع، بالمشروع، وخلافه)
• معدل الأجور في الساعة المعتاد
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية
• إجمالي أرباح العمل الإضافي خلال الأسبوع
• كافة الإضافات والخصومات من أجور وراتب الموظف
• إجمالي الرواتب والأجور المدفوعة في كل مدة دفع
• تاريخ السداد والدفع ومدة الدفع
• قم بمراجعة الموقع الإلكتروني الخاص بمكتب العمل المحلي التابع لمنطقتك لمعرفة المتطلبات والشروط الخاصة بحفظ السجلات

وبالإضافة إلى المستندات المهمة التي يتعين الاحتفاظ بها، فإنه يتوجب عليك أيضًا إنشاء سجل خاص براتب ومزايا كل موظف، مع مراعاة تسجيل وتدوين كافة تقارير الأداء والإنجازات وغير ذلك من الأمور المتعلقة بهذا الموظف في هذا الملف. ولجعل هذه العملية بسيطة بقدر المستطاع، ستحتاج إلى إعداد نظام لتحصيل وحفظ كل معلومة، سواء استخدمت ملفًا ورقيًا أو ملفًا رقميًا أو كلاهما.

بعد أن تعرفت على الأسس الخاصة بإعداد جدول الرواتب، قد حان الوقت لتقرر ما إذا كنت ستقوم بإعداد الجدول بنفسك، أو ستستعين بخدمة خاصة على الإنترنت أو ستقوم باستئجار محاسب متخصص لمساعدتك في هذا الشأن. ولمساعدتك على أخذ القرار المناسب لك، سنعرض لك في الجزء التالي بعض مزايا وعيوب كل طريقة وكل خيار:

1. إعداد جدول الرواتب بنفسك

يعد هذا الخيار الأقل تكلفةً بالنسبة لك، ولكنه يستغرق منك وقتا أطول، خاصةً إذا كان لديك عدد من الموظفين وهناك عوامل أخرى معقدة عليك التعامل معها. كما أن هذه الطريقة قد ينتج عنها أخطاء أكبر، الأمر الذي قد يكلفك الكثير مثل أداء غرامات قانونية أو ضريبية.

وبإمكانك أيضًا الاستعانة ببرنامج خاص بجدول الرواتب لمساعدتك في بداية العملية.

2. الاستعانة بخدمة خاصة بإعداد جدول الرواتب

هناك العديد من خدمات إعداد جدول الرواتب المتاحة والمتوفرة، بالإضافة إلى توفر خدمة بتكلفة معقولة لكل موظف خلال كل مدة الدفع؛ وذلك بناءً على الخدمات والميزات المقدمة. ومن مزايا هذه الطريقة أنها توفر لك الكثير من الوقت لإدارة مشروعك. غير أنها ستكلفك الكثير مقارنةً بالخيار الأول (إعداد الجدول بنفسك). وتذكر أنك لا تزال في حاجة إلى حفظ السجلات الخاصة بالموظف ومتابعة ساعات العمل المنجزة. وإليك بعض النقاط التي عليك التفكير فيها عند البحث عن الخدمة المناسبة لك:

• التكلفة. هل هناك مجموعة من الحزم؟ وما هي الأفضل والأنسب بالنسبة لك؟
• البرنامج المستخدم. إذا كان الحل قائما على التكنولوجيا، هل هذا البرنامج مدمج بشكل جيد مع البرنامج المحاسبي الذي تستخدمه؟
• إتاحة الخدمة للموظفين. يوجد العديد من الخدمات التي تسمح للموظفين باستعراض الدفاتر الخاصة برواتبهم والمعلومات الأخرى على شبكة الإنترنت.
• سمات ومزايا الدعم. هل هذه الخدمات تقدم دعماً على مدار الساعة؟ وهل هذا الدعم مقدم عبر الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت؟

3.تعيين خبير

يعد هذا الخيار الأكثر تكلفةً بالنسبة لك، كما أنه الخيار الأمثل الذي يوفر لك الوقت ويجنبك الوقوع في المتاعب والمشكلات. وبشكل عام، تتفاوت تكاليف الخدمات المحاسبية، تبعًا لخبرة المحاسب نفسه. والرسوم التي يتقاضاها الخبير المحاسبي، بشكل عام، تشمل الخدمات المحاسبية وأيضًا خدمات الدعم الأخرى. وإذا كنت قادرًا على تعيين محاسب خبير في مجال إعداد جدول الرواتب، فستكون لديك الخبرة نفسها التي تمكنك من الحصول على هذه الخدمة بأقل تكلفة. وهناك ميزة إضافية تعود عليك بالنفع من جرّاء الاستعانة بخبير في إعداد جدول الرواتب وهي أن هذا الشخص قد يكون قادرًا على مساعدتك في جوانب العمل الأخرى؛ مثل تقديم المشورة في الأمور الخاصة بمتابعة النفقات، والمساعدة في فتح حساب بنكي والتحقق من أن الأمور والمسائل المحاسبية الخاصة بمشروعك ككل تسير وفق القوانين واللوائح السارية. وفوق ذلك كله، فإن قيامك بالاستعانة بخبير يقلل من حجم مسئوليتك.

وإذا كنت تنوي أن تستعين بمحاسب، إليك بعض النصائح والإرشادات لاختيار الأنسب والأفضل بالنسبة لك ولمشروعك:

• البحث عن محاسب قانوني. على الرغم من أن تعيين محاسب قانوني يكون أكثر تكلفةً بالنسبة لك، فإن هذا المحاسب سيكون على قدر كبير من الخبرة والحنكة؛ بمعنى أن الخدمات والمشورة التي يقوم بتقديمها ستكون أكثر دقةً. كما أن الاستعانة بهذا الخبير يعد فرصة جيدة بالنسبة لك؛ حيث إنه قد يوفر لك الكثير من المال على المدى الطويل.
• السؤال عن الخبرة. يجب معرفة هل هذا الشخص لدية الخبرة الكافية للتعامل مع الأمور والمسائل المحاسبية للمشاريع من هذا الحجم في نفس منطقتك أم لا؟ وبإمكانك الاستفسار عن قائمة الزبائن لمعرفة نوع المشاريع وحجمها التي ستتعامل معها.
• التحقق من الخبرة في استخدام البرامج. هل هذا الخبير أو المحاسب على دراية بالأساليب التكنولوجية والتقنية التي تستخدمها بالفعل في مشروعك؟
• إجراء المقابلة الشخصية للخبير. نظرًا لأن هذا الشخص سيقوم بالتعامل مع معلومات حساسة ومعلومات خاصة بالموظفين لصالح عملك ومشروعك، فستحتاج إلى التحقق من كونه شخصًا موثوقًا ولديه المهارة والأمانة المطلوبتين. وبعد إجراء المقابلة الشخصية مع هذا الشخص، تحقق من فحص المراجع والتحقق من صحتها.
• التواصل المباشر أو غير المباشر مع الخبير. هل تفضل أن تقابل الشخص وجهًا لوجه وبشكل مباشر، أم تفضل التواصل معه عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو ما شابه؟

عند البدء في مرحلة التخطيط لإعداد وإدارة جدول الرواتب، فإن المعرفة تعد نصف المهمة. فمهما كانت الطريقة التي تنوي اختيارها لإعداد جدول الرواتب، فإن طريقة الإعداد نفسها ستحتاج منك بذل مجهود كبير وتخطيط جيد. وتذكر أن الاحتفاظ بسرية المعلومات الخاصة بجدول الرواتب يعد أمرًا مهمًا وضروريًا، لذا كل ما عليك فعله هو أن تعتمد على موظفين أهلاً للثقة أو خبراء للتعامل مع هذه المهمة. وبمجرد إعدادك نظاما جيدا، فسيمكنك الاعتماد عليه واستخدامه بطريقة أسهل خلال كل فترة دفع.