Diriger une Entreprise au Maroc

En prévision d'une éventuelle catastrophe telle qu'un tremblement de terre, un ouragan, une inondation ou une pandémie, il est essentiel de mettre en place un plan d'intervention d'urgence pour protéger vos employés, vos biens, vos équipements et vos stocks. Préparez vos employés à sortir des bâtiments en toute sécurité en cas d'urgence. Désignez un responsable chargé d'assurer l'évacuation des autres collaborateurs en suivant une liste des noms et des emplacements de postes de travail. Ce responsable conduira le groupe vers un point de rencontre prédéterminé pour les situations d'urgence, effectuera l'appel pour identifier les personnes manquantes ou blessées, et veillera à avoir un kit de provisions d'urgence pour la survie pendant la durée du désastre. Il est également crucial de sauvegarder vos documents financiers et commerciaux importants sur le cloud ou dans un endroit sécurisé.

Créez un plan d'intervention d'urgence

Avant de faire face à une catastrophe, il est essentiel de créer un plan d'intervention pour assurer la sécurité de vos employés, de votre entreprise et de votre équipement. Ce plan devrait inclure les éléments suivants :

• Mettez en place un moyen efficace d'alerter vos employés en cas d'urgence, en créant une liste claire et accessible de leurs coordonnées.
• Créez un plan d'évacuation des locaux et déterminez un point de rassemblement sûr en cas d'incendie ou de catastrophe similaire.
• Organisez une formation sur les situations d'urgence pour les nouveaux employés ainsi que pour les autres collaborateurs.
• Élaborez un plan de formation pour enseigner aux employés comment se protéger des produits dangereux.
• Assurez-vous d'avoir des contrats d'assurance en place pour vous couvrir, ainsi que des documents de déclaration de sinistre, votre numéro de police d'assurance et les numéros à contacter pour effectuer vos déclarations de sinistre.
• Préparez une liste de fournisseurs pour l'achat des équipements ou matériaux nécessaires à la réparation.

Assemblez votre kit d'urgence

Placez votre kit d'urgence dans plusieurs sacs plastiques hermétiques et conservez-le dans un ou deux contenants faciles à transporter, tels qu'une boîte en plastique ou un sac en toile. Si un représentant des autorités locales vous demande de rester où vous êtes, que ce soit au travail ou à la maison, il est crucial, pour votre sécurité, de suivre ces instructions. Votre kit d'urgence devrait comprendre :

• Un gallon d’eau par personne et par jour, pour au moins trois jours, pour la boisson et l’hygiène
• De la nourriture non périssable pour au moins trois jours
• Une radio à piles ou à manivelle et une radio météo avec alerte
• Une lampe de poche
• Une trousse de premiers soins
• Une réserve de piles
• Un sifflet pour demander de l’aide
• Des masques anti-poussières pour aider à filtrer l’air contaminé, du film plastique et du ruban adhésif pour vous confiner dans vos bâtiments jusqu’à la fin de la catastrophe.
• Des lingettes hydratantes, des sacs plastique avec attache pour votre hygiène personnelle
• Une clé à molette ou des pinces pour couper l’arrivée des services d’énergie
• Un ouvre-boîte manuel
• Des cartes de la région
• Un téléphone portable avec son chargeur et une pile de sauvegarde.

Constituez un kit de documents financiers

En cas de catastrophe, il est possible que des documents importants soient endommagés, perdus ou détruits. Pour assurer la sauvegarde de vos documents commerciaux et financiers essentiels, il est recommandé de les stocker sur le cloud ou sur un disque dur externe situé dans un autre emplacement. Cela garantira l'accès aux fichiers nécessaires pour vos demandes de prêt après la catastrophe. Le stockage sur le cloud, où vos fichiers sont sauvegardés sur des serveurs Internet, offre une meilleure protection des données et facilite l'accès à distance à vos projets et documents après le désastre. Veillez à inclure votre police d'assurance dans votre sauvegarde sur le cloud. Il est judicieux de choisir une entreprise qui héberge ou sauvegarde ces données sur des serveurs situés dans une ville différente de celle où se trouve votre activité. Ainsi, en cas de catastrophe majeure telle qu'une inondation ou un ouragan, vos données ne seront pas perdues.

Assurez les paiements

Assurez la couverture des frais en cas de catastrophe en planifiant à l'avance. Pour de nombreux entrepreneurs, cela implique d'ouvrir [ligne de crédit] réservée aux achats  à la suite d’une catastrophe. Cette ligne de crédit permet à une entreprise d'emprunter de l'argent, de rembourser et d'emprunter à nouveau jusqu'à une certaine limite, similaire à une carte de crédit. Vous pouvez obtenir ces lignes de crédit auprès de banques ou d'autres institutions financières, il est donc important de rechercher l'option qui convient le mieux à votre entreprise. Dans la mesure du possible, il est recommandé de conserver suffisamment de liquidités en banque pour couvrir les besoins de votre entreprise pendant au moins trois mois en cas de catastrophe. Bien que de nombreuses dépenses puissent être réglées par carte de crédit, il est essentiel d'avoir suffisamment de liquidités pour payer les salaires des employés et les impôts en espèces. Il est crucial de continuer à rémunérer vos employés afin qu'ils puissent vous aider à nettoyer et à relancer votre activité. Disposer d'une réserve de trésorerie vous permettra de réaliser des ventes et de couvrir les dépenses imprévues en cas de coupures de courant. Il peut être judicieux d'envisager un système de vente mobile qui vous permettrait d'accepter des paiements même en cas d'interruption des services.

Assurance

Assurez-vous d'avoir une assurance adaptée pour protéger votre entreprise en cas de catastrophe. Lorsque vous recherchez une assurance, choisissez une compagnie qui explique clairement les cotisations d'assurance (le montant que vous payez pour être assuré), la couverture (le montant du risque ou de la responsabilité couvert par l'assurance) et les franchises (le montant fixe que vous devez payer en plus de votre cotisation avant que l'assurance ne vous verse des fonds en cas de perte ou de responsabilité).

Listes de fournisseurs et de clients

Il est essentiel de maintenir une liste à jour de tous vos employés, fournisseurs et clients avant une catastrophe afin de pouvoir les contacter après l'événement. La liste des fournisseurs devrait inclure le nom de l'entreprise, le type de service fourni, le nom d'un responsable, l'adresse postale, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et le site web le cas échéant. Cette liste devrait également inclure les fournisseurs potentiels de produits tels que des cloisons, des fenêtres ou du Placoplatre pour la reconstruction de Fournisseurs et clients.

Il est essentiel de maintenir une liste à jour de tous vos employés, [fournisseurs] et [clients]  avant une catastrophe afin de pouvoir les contacter après l'événement. La liste des fournisseurs devrait inclure le nom de l'entreprise, le type de service fourni, le nom d'un responsable, l'adresse postale, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et le site web le cas échéant. Cette liste devrait également inclure les fournisseurs potentiels de produits tels que des cloisons, des fenêtres ou du Placoplatre pour la reconstruction de votre entreprise, ainsi que des fournisseurs de meubles et d'équipements nécessaires. En ayant ces informations à portée de main lors de la mise en place de votre plan d'intervention d'urgence, vous serez en mesure de reconstruire votre entreprise et d'informer vos clients de la reprise de vos activités.

Activez votre plan d'urgence préalablement élaboré afin de protéger vos biens et assurer la sécurité de votre personnel pendant une catastrophe naturelle. Lorsque vous recevez un avertissement concernant une menace telle qu'un ouragan ou des crues, suivez les informations locales pour connaître les itinéraires d'évacuation recommandés et évacuez vos locaux en toute sécurité.

La sécurité de votre personnel doit être votre priorité absolue. Assurez-vous de fournir à vos employés les instructions nécessaires pour rentrer chez eux en toute sécurité ou, si nécessaire, se diriger vers des abris temporaires mis en place par les autorités locales. N'oubliez pas de vous munir de votre trousse d'urgence, car elle sera indispensable en cas de tempête ou de pandémie, pour une durée indéterminée. Prévoyez suffisamment de provisions pour pouvoir tenir pendant trois jours.

Qu'il s'agisse de votre première fois ou que vous ayez déjà vécu une situation d'urgence telle qu'un ouragan, une inondation, un tremblement de terre ou une pandémie, il est primordial de revoir votre liste de mesures d'urgence afin de garantir la sécurité maximale de votre entreprise.

Après une catastrophe naturelle, votre priorité immédiate doit être la sécurité de votre équipe. Ensuite, évaluez les dommages matériels. Il est crucial de communiquer rapidement avec vos employés, fournisseurs et clients en leur envoyant des messages appropriés. Il est également essentiel de contacter votre compagnie d'assurance pour effectuer les déclarations nécessaires et de rechercher des entreprises qui pourront vous aider dans la reconstruction. Si possible, prévoyez à l'avance des entrepreneurs en bâtiment afin de pouvoir les solliciter rapidement, plutôt que de chercher à la dernière minute.

Dès que vous réalisez que vous devez faire une déclaration de sinistre, informez rapidement votre compagnie d'assurance. Un appel rapide vous permettra d'être prioritaires et vous serez probablement contacté par un de leurs experts rapidement. Cette réactivité de votre part accélérera les paiements, à condition bien sûr de remplir les critères requis.

Étapes à suivre immédiatement après une catastrophe naturelle

Dans les 48 heures qui suivent la catastrophe, veillez à :

• Localiser tous vos employés et évaluer leurs besoins.
• Effectuer un état des lieux des dégâts dans vos locaux, équipements et stocks.
• Appeler votre compagnie d'assurance pour déclarer le sinistre et enregistrer les numéros de déclaration sur le cloud.
• Entrer en contact avec l'entrepreneur chargé de vous aider dans la reconstruction.
• Acheter les produits très demandés tels que le Placoplâtre, les grandes bennes et les bureaux/maisons préfabriqués.
• Louer des véhicules pour remplacer ceux qui ont été détruits ou endommagés.
• Communiquer aux employés et à l'entreprise de travaux votre planning de restauration, de réouverture et de travail.
• Informer vos clients de l'état d'ouverture de votre entreprise et du statut de leurs commandes.
• Rester en contact avec votre propriétaire ou votre institution de crédit afin de maintenir les lignes de communication ouvertes pendant la période de reconstruction.

Une fois que vous avez répondu aux besoins urgents, accordez une attention particulière à ces quatre aspects essentiels : le personnel, les finances, l'état de votre équipement et la reprise des activités.

Assurer la sécurité du personnel et faciliter la communication

Vérifiez que tous vos employés ont été localisés et sont en sécurité, et répondez à leurs besoins. Assurez-vous qu'ils disposent d'un logement et d'un moyen de transport fonctionnel. Offrez-leur tout le soutien possible et envisagez de créer un canal de communication tel qu'un e-mail ou un groupe en ligne pour établir un réseau de soutien. À ce stade, il est essentiel d'informer vos employés de l'état de l'entreprise. Partagez vos plans de reconstruction et assurez-leur que leur emploi n'est pas en danger (si tel est le cas).

Si votre assurance offre une couverture appropriée, assurez à vos employés que leur paie sera prise en charge. Si votre assurance ne peut pas couvrir ces dépenses, évaluez si votre trésorerie vous permet de payer les salaires vous-même. Il est important que vos employés soient informés de l'impact sur le versement de leur salaire, car ils auront toujours des obligations financières telles que le loyer, les prêts et les dépenses courantes à couvrir. Soyez réaliste et comprenez que si vous ne pouvez pas les rémunérer, ils pourraient être contraints de chercher un nouvel emploi par nécessité, et non par choix de quitter votre entreprise. La rétention de vos collaborateurs est un élément crucial pour réussir la reprise de vos activités après la catastrophe.

Lors de votre communication avec vos employés, fournisseurs et clients, il est essentiel de rédiger des messages adaptés à chaque groupe. Voici quelques conseils pour vous guider :

• Employés : Tenez votre équipe informée sur les questions de sécurité, le statut de l’entreprise, et sur votre capacité de les rémunérer après la catastrophe, en raison d’un éventuel arrêt de votre activité.
• Fournisseurs : Communiquez vos besoins à vos principaux fournisseurs, de façon à ce qu’ils puissent se réapprovisionner et augmentez ainsi vos chances de pouvoir rouvrir au plus vite.
• Vos clients : Informez vos clients de la date à laquelle vous pensez pouvoir reprendre votre activité ,et si celle-ci se tiendra sur le site d’origine de votre entreprise, dans un local temporaire ou sur un tout nouveau site.

Il est important de revoir votre couverture d'assurance après une catastrophe, car vos besoins peuvent avoir changé. Bien que vous ne puissiez pas modifier votre police d'assurance pour les sinistres liés à cet événement, vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires pour mieux faire face aux futures catastrophes.

Effectuer une évaluation des dommages matériels

Une fois que vous êtes en mesure d'évaluer les dommages matériels subis par votre entreprise, prenez des photos ou des vidéos de tous les dégâts pour documenter vos déclarations d'assurance. Faites une liste des biens endommagés en vous référant à l'inventaire réalisé avant la catastrophe, et conservez les reçus des réparations effectuées pour les inclure dans vos déclarations. Prenez des photos ou des vidéos des équipements ou des véhicules endommagés et attribuez un numéro séquentiel à chaque image ou vidéo. Si vous avez perdu une partie de votre stock, contactez vos fournisseurs pour obtenir des copies des factures correspondantes et constituer votre dossier. Idéalement, ces factures devraient couvrir au moins une année civile.

En cas d'inondations qui se produisent régulièrement, il est important de prouver que vous avez remplacé tous les équipements couverts par votre assurance lors des inondations précédentes. Selon la gravité de la situation, il se peut que vous deviez remplacer des machines de fabrication, des équipements de bureau, des ordinateurs et des véhicules. De plus, il est possible que l'ensemble de votre stock ait été détruit. Cela signifie que vous aurez besoin d'une somme importante d'argent pour rétablir votre activité. Cette somme, appelée dépenses en capital, sera nécessaire pour remettre votre entreprise sur les rails. Lorsque vous cherchez des équipements de remplacement, qu'ils soient neufs ou d'occasion, il est préférable de les rechercher en dehors de la zone touchée par la catastrophe. Par exemple, évitez d'acheter un véhicule neuf dans une région inondée, car les concessionnaires pourraient avoir subi des dommages sur leur stock de véhicules. Des tapis tachés, des problèmes électriques, de la rouille sur les charnières ou des odeurs dans le véhicule sont des signes indiquant qu'il a été endommagé. De plus, il est important de noter que les prix peuvent augmenter après une catastrophe en raison de la disponibilité limitée de véhicules et des perturbations de l'approvisionnement.

Avant d'examiner les dommages, il est essentiel de vous assurer que vos employés ont reçu une formation sur la manipulation des produits dangereux présents sur le site de l'entreprise ou provenant des environs, tels que les eaux usées lors des inondations. Pour obtenir plus d'informations, vous pouvez consulter l'Organisation Mondiale de la Santé. Pendant les situations d'urgence comme les ouragans ou les inondations, il est possible que des produits chimiques domestiques, médicaux ou industriels peuvent être libérés dans l'environnement.

Malgré les difficultés et le stress de la situation, il est important d'évaluer l'état de vos finances après la catastrophe. Si vous avez besoin de fonds supplémentaires pour payer vos employés pendant une période d'arrêt temporaire des activités, vous pouvez envisager de demander un prêt relais. Ces prêts à court terme sont conçus pour injecter rapidement des fonds sur votre compte. Il existe également des fonds d'aide d'urgence et des subventions disponibles pour vous aider à vous rétablir après une catastrophe. Avoir une bonne cote de solvabilité avant la catastrophe peut augmenter vos chances d'obtenir un prêt approuvé. Parmi les options de prêts disponibles, vous trouverez :

• Subventions : Si votre demande de prêt a été refusée, les chefs d'entreprise peuvent être éligibles à d'autres formes d'assistance telles que les subventions. Ces subventions peuvent couvrir des dépenses médicales, des réparations de véhicules ou l'achat d'outils et d'équipements nécessaires pour relancer votre activité.
• Fournisseurs : Il est recommandé d'informer vos principaux fournisseurs, même s'ils sont situés dans une autre région, que votre entreprise a subi des pertes importantes et que vous recherchez des subventions ou une autre forme d'assistance financière. Certains fournisseurs pourraient être disposés à vous accorder des réductions ou une aide financière, s'ils le peuvent.
• Prêts relais : Renseignez-vous sur les offres de prêts relais disponibles dans votre région. Ces prêts vous fournissent rapidement des liquidités pour payer vos employés.

Il est conseillé de revoir votre assurance après la catastrophe, car vos besoins peuvent avoir changé. Bien que vous ne puissiez pas modifier la nature de votre police d'assurance pour les réclamations liées à cet événement, vous pouvez apporter les ajustements nécessaires pour mieux vous préparer aux futures catastrophes.

Nettoyage et reconstruction

Après la catastrophe, il est recommandé de contacter les fournisseurs répertoriés dans votre plan d'intervention d'urgence. Ils pourront vous fournir les éléments nécessaires pour reprendre votre activité, tels que des cloisons en cas d'inondation. Si vous avez besoin d'équipements supplémentaires, vous pouvez également rechercher d'autres vendeurs.

Profitez de cette occasion pour accéder aux données financières et commerciales que vous avez sauvegardées sur le cloud ou sur un disque dur externe,  situé dans une autre région géographique.

Après la catastrophe, contactez immédiatement votre assureur et communiquez-lui vos nouvelles coordonnées si votre entreprise n'est pas ouverte. Décrivez les dommages subis par votre entreprise et demandez à votre assureur les documents nécessaires pour faire votre déclaration de sinistre, tels que des photos des dégâts et des factures indiquant la valeur des équipements endommagés ou détruits. Si vous constatez des dommages susceptibles de poser des problèmes de sécurité dans vos locaux et que vous pouvez les réparer facilement, prenez des photos et effectuez les réparations avant la visite de l'expert. Ne jetez aucun matériau ou équipement endommagé avant le passage de l'expert.

Il est essentiel d'être bien organisé lorsque vous présentez des preuves à votre assurance concernant les dommages subis. Assurez-vous de tenir une liste à jour des numéros de déclaration de sinistre, des noms des personnes responsables de votre dossier et des détails des dommages liés à la catastrophe dans votre entreprise. Bien que cela demande un travail important, il est crucial d'avoir effectué auparavant un inventaire détaillé de vos équipements et stocks.

Communiquez à vos clients que vous avez recommencé vos activités

Après avoir reconstruit votre entreprise, il est crucial d'informer vos clients de sa réouverture. Certains clients peuvent s'attendre à ce que rien n'ait changé, quel que soit l'état de votre entreprise après les travaux. Si vous ne pouvez pas offrir le même niveau de service, il est recommandé de le communiquer à vos clients ou de repousser la date d'ouverture. Sinon, vous pourriez risquer de perdre vos clients au profit d'autres prestataires.

Dès la réouverture de votre entreprise, assurez-vous de le faire savoir en utilisant une signalisation temporaire. Mettez également à jour votre site web et vos réseaux sociaux afin que vos clients habituels soient informés du changement.

Les chefs d’entreprise peuvent accéder à la ressource ci-dessous pendant ou après une catastrophe.