إدارة مقاولة

يلعب المكان الذي ستفتتح فيه مشروعك ونوع مبيعاتك دوراً حاسمًا في تحديد طرق الدفع التي ستقدمها للزبناء. وإذا كنت تتوقع تحقيق نسبة كبيرة من مبيعاتك عبر الانترنت، فيجب عليك قبول المدفوعات الإلكترونية؛ وبالمثل إذا كانت منتجاتك أو خدماتك باهظة الثمن، قد لا يشعر الزبناء بالارتياح عند زيارة متجرك بمبالغ نقدية كبيرة لإجراء عمليات الشراء؛ فربما تكون الشيكات أو البطاقات أو الدفع عن طريق الهاتف المحمول خيارات أفضل للدفع.

وعلى الجانب الآخر، فإذا كان نوع مبيعاتك غير باهظ الثمن في متجر فعلي، ربما يفضل زبنائك الدفع النقدي؛ وربما يتوقع الزبناء أيضاً منك أن تقبل الدفع النقدي إذا فتحت متجرًا في منطقة لا يمتلك فيها الكثير من الأفراد حسابات بنكية أو لا تتواجد فيها شبكات معالجة البطاقات أو الشركات التي ترسل المعلومات وتحقق منها عند قيام أي شخص بالشراء باستخدام بطاقة.   

بغض النظر عن أنواع الدفع التي تقدمها، إذ يوجد مزايا وعيوب لكل نوع منها؛ وفيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات المرتبطة بكل نوع من الأنواع الرئيسية للدفع: 

سترغب في التفكير في الوقت والجهد المصاحب لكل نوع من خيارات الدفع باعتبارك صاحبا لمشروع صغير ولاسيما إذا كنت توظف موظفين. 

فعلى سبيل المثال، قد يحتاج الموظفون إلى تدريب أقل للتعامل مع مبيعاتك النقدية مقارنة بالتعامل مع المبيعات عن طريق بطاقات الائتمان؛ ولكنك ستحتاج إلى مكان آمن في المتجر للاحتفاظ بالنقد وقد تحتاج إلى القيام بزيارة البنك بانتظام.

 وبالإضافة إلى ذلك، قد ترغب في إنشاء نظام للتأكد من أن الموظفين يضيفون المدفوعات النقدية بدقة ولا يختلسون من مشروعك. 

وعلى الجانب الآخر، قد تستغرق مسألة تدريب الموظفين على قبول التعامل مع البطاقات وقتاً أطول؛ ولكن بمجرد أن يحصل الموظفون على التدريب اللازم، قد تحدث أخطاءً حسابية أقل وسيكون جمع وتسجيل مبيعات اليوم أكثر سهولة. 

وفكر أيضاً في الأشكال الأخرى من طرق الدفع و حدد ما إذا كانت هذه الأشكال مناسبة لمشروعك وربما يمكنك الاستفادة من بيع بطاقات الهدايا التي يقدمها زبائنك لأصدقائهم أو أفراد أسرهم أو قد يكون بمقدورك تخطي منافسيك من خلال السماح لزَبائنك بالدفع باستخدام طرق الدفع الرقمية.

قد يعتمد الوقت والجهد اللازم لإدارة نظام الدفع الخاص بمشروعك على أنواع طرق الدفع التي ستقبلها والكيفية التي ترغب من خلالها في مراقبة مشروعك ومدى مراقبتك لمشروعك. إذا كنت تقتصر على الدفع النقدي ولا تمتلك مخزونًا كبيرًا، قد يكون نظام الدفع بسيطا للغاية؛ ولن يتطلب سوى شراء سجل نقدي ودفتر مبيعات ورقي؛ ومع ذلك يرغب معظم أصحاب الشركات الصغيرة الحجم (أو يحتاجون إلى) عملية أكثر تفصيلاً لتتبع مخزونهم ومبيعاتهم؛ ويرى الكثيرون أن هناك مزايا تتعلق بتشجيع الزبناء على الدفع باستخدام البطاقات أو الدفع الرقمي.

إنشاء مشروعك من الناحية القانونية

إذا لم تتخذ أي خطوات لإنشاء مشروعك قانونياَ وتسجيله فهذا هو المكان الذي ترغب في البدء منه بشكل عام؛ ستساعدك هذه العملية في الحصول على المستندات والمعلومات اللازمة لفتح حساب بنكي للمشروع.

فتح حساب بنكي لمشروعك

قد يكون توافر حساب بنكي للمشروع شرطاً أساسياً إذا كنت تقبل المدفوعات غير النقدية، ويعتبر الحساب البنكي مكاناً آمناً لحفظ الأموال الذي يتحصل عليها مشروعك من الزبائن.؛ كما يساعد الفصل بين الحسابات الشخصية وحساب المشروع على جعلك أكثر تنظيماً، كما يجعل عملية تقديم الإقرارات الضريبية أسهل. قد تكون للحسابات الجارية التي تخص المشاريع رسوم تختلف عن الحسابات البنكية الشخصية، ومن بينها الرسوم التي تستند إلى عدد المعاملات التي تجريها شهرياً؛ ويجب عليك المقارنة بين الخيارات المتاحة بعناية قبل فتح أي حساب؛ وقد ترغب أيضاً في البدء في ادخار المال، ويمكنك القيام بذلك من خلال حساب توفير.

الاستعداد لقبول المدفوعات غير النقدية

قد تحتاج إلى الاشتراك في العديد من الخدمات قبل أن تتمكن من قبول البطاقات أو المدفوعات عن طريق الهاتف المحمول؛ وقد تكون هذه العملية مربكة؛ وفيما يلي نظرة عامة على الأمور التي قد تحتاجها:

• خدمات التاجر: سيقوم مزود خدمات التاجر بتجهيزك للتعامل مع معالج الدفع وحساب التاجر. يكون معالج الدفع عبارة عن شركات يمكن أن ترسل لك جميع المعلومات ذهاباً وإياباً عند قيام أي زبون بالدفع باستخدام بطاقة؛ كما أن حساب التاجر هو نوع خاص من الحسابات البنكية يسمح بتدفق أموال زبائنك عبر نظام معالجة البطاقات وإيداعها في الحساب البنكي لمشروعك. وربما يكون بمقدورك إنشاء خدمات التاجر بالتعاون مع البنك الذي تتعامل معه أو أي كيان مستقل معني بالمبيعات أو مزود خدمات الدفع المتكاملة. قارن بين الخيارات المتاحة وحاول التفاوض بشأن مدة عقدك (قد تقدم لك العقود الأقصر خيارات أكثر في المستقبل) والرسوم التي يجب عليك دفعها فيما يتعلق بكل خيار؛ وبصفة عامة، هناك رسم ستلتزم بدفعه لتشغيل الخدمة بالإضافة إلى الرسوم الشهرية والسنوية؛ وسيتعين عليك أن تدفع رسماً لكل معاملة.
• جهاز نقطة البيع الطرفية: هذا الجهاز يسمح للزبائن بدفع قيمة المشتريات باستخدام البطاقات أو النقر عليها عند القيام بعملية الشراء؛ ويمكن  لمزود خدمات التاجر أن يبيع أو يؤجر لك جهاز نقطة البيع الطرفية؛ وتكون بعض الأجهزة المذكورة محمولة في اليد، بينما يكون البعض الآخر مدمج في سجلات نقدية أكبر؛ وهناك بعض الخيارات الأخرى التي يتم تثبيتها على الهاتف المحمول أو تتيح لك إدخال معلومات البطاقة في نموذج متاح على الإنترنت. وإذا كان لديك نظام برمجيات خاص بجهاز نقطة البيع الطرفية، ستحتاج إلى جهاز نقطة البيع الطرفية يمكنه الاتصال بالنظام؛ ومن ثم سيقوم الجهاز بتسجيل مبيعاتك.
• مزود خدمات الدفع المتكاملة: إذا كنت بحاجة إلى خيار أسهل بدلاً من إنشاء حساب تاجر يخصك والبحث على معالج لبطاقات الائتمان؛ وغالباً ما يقوم مزود خدمات الدفع بتجميع عمليات معالجة بطاقات الائتمان ويقدم لك نظام نقطة البيع الطرفية ويسمح لك باستخدام حساب التاجر الخاص بالنقطة المذكورة؛ وبصفة عامة يكون من الأسهل فهم الرسوم التي ستدفعها وتجهيز مشروعك لقبول المدفوعات غير النقدية المنفذة من خلال مزود خدمات الدفع؛ إلا أن الرسوم قد تتغير بحيث تصبح أكثر مما دفعته باستخدام حساب خدمات التاجر.
• هل تبيع عن طريق الانترنت؟ ستحتاج إلى بوابة دفع: إذا كان مشروعك يخطط لقبول المدفوعات المقدمة عبر الإنترنت، ستحتاج أيضاً إلى موقع إلكتروني يتضمن عربة تسوق وبوابة دفع؛ و تتيح عربة التسوق للزبناء اختيار المنتجات وشرائها؛ وستحصل بوابة الدفع على معلومات الدفع الخاصة بالزبناء وتقبلها أو ترفضها؛ وقد تساعدك بعض بوابات الدفع على قبول التحويلات البنكية الإلكترونية؛ وقد تتضمن خدمات التاجر أو مزود خدمات الدفع المتكاملة وجود بوابة دفع (وقد يكون ذلك في بعض الأحيان نظير رسم إضافي) أو قد يمكنك المقارنة بين الأسعار وإيجاد حل مختلف متاح عبر الإنترنت.

الامتثال

عند القيام باستخدام حساب خدمات التاجر أو مزود خدمات الدفع أو بوابة دفع إذا كنت تخطط لقبول بطاقات الائتمان والخصم، يجب عليك الالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها في مجال بطاقات الائتمان. 
 

يمكن أن يكون نظام نقطة البيع الطرفية أداة ضرورية لإدارة مبيعات مشروعك والاحتفاظ ]بسجلات دقيقة؛ يتكون معظم أنظمة نقطة البيع الطرفية من أجهزة وبرمجيات. 

قد تكون الأجهزة عبارة عن صندوق نقدي أو جهاز لوحي أو دونجل وهو عبارة عن قارئ بطاقات صغير يمكنك توصيله في جهاز محمول؛ ويمكن أن تعمل بعض خيارات الأجهزة مع مجموعة متنوعة من أنظمة نقطة البيع الطرفية أو قد يكون بمقدورك قبول المدفوعات غير النقدية باستخدام جهاز نقطة البيع الطرفية دون إرفاقه بنظام نقطة بيع طرفية أكثر تعقيداً. 

وتساعدك برمجيات جهاز نقطة البيع الطرفية على تسجيل جميع أشكال المعلومات ذات الصلة بمشروعك وتخزينها وتحليلها مما يجعلك صاحب أعمال ذو فاعلية كبيرة؛ يمكنك الاختيار من بين السمات أو الوظائف المختلفة اعتماداً على مدى تعقيد نظام نقطة البيع الطرفية الخاص بك. 

وهناك المئات من أنظمة نقطة البيع الطرفية التي يمكنك الاختيار من بينها، ومنها بعض الخيارات المتخصصة لبعض أنواع المشاريع (يكون للمطعم احتياجات تختلف عن احتياجات متجر بيع الملابس) والأنظمة المصممة حسب الطلب؛ وفيما يلي أربعة أمور يتعين عليك وضعها في الاعتبار عند المقارنة بين الخيارات المتاحة لديك:        

التكلفة 

فكر في التكاليف الأولية والمستمرة للنظام. 

قد تحتاج إلى شراء أو استئجار أجهزة، ومن بينها سجل نقدي أو جهاز نقطة البيع الطرفية؛ ومن ثم فاستناداً إلى خيارك، قد تكون بحاجة إلى شراء أنظمة نقطة البيع الطرفية أو إلى دفع رسوم اشتراك شهرية (أو سنوية). 

وبالإضافة إلى ذلك، قد تتكبد أنواعا مختلفة من الرسوم بسبب أنظمة نقطة البيع الطرفية فيما يتعلق بمعالجة بطاقات الخصم والبطاقات الائتمانية والمعاملات. لذا قارن بين تكاليف المعالجة وأنظمة نقطة البيع الطرفية و تحقق ما إذا كان النظام يسمح لك بالتحول إلى شركة معالجة مختلفة من الغير فيما بعد إذا كنت ترغب في حلول أكثر مرونة أم لا. 

السمات المميزة 

قد تتغير احتياجاتك مع نمو مشروعك. لذا فإن عليك التفكير في السمات المميزة التي قد تحتاج إليها الآن والتي قد تحتاج إليها في المستقبل؛ وفيما يلي بعض الأشياء التي يمكن لأنظمة نقطة البيع الطرفية القيام بها: 

• قبول شريحة EMV (وهي عبارة عن شريحة صغيرة في البطاقات يمكنها أن تساعد في الحفاظ على أمن معلومات حامل البطاقة) وبطاقة الخصم وبطاقة الائتمان. 
• قبول البطاقات اللا تلامسية (وهي البطاقات التي يمكن النقر عليها بدلاً من تمريرها أو إدخالها) والمدفوعات عبرالهاتف المحمول. 
• تخزين النقد في مكان آمن. 
• مسح البار كود الخاص بالمنتجات. 
• تتبع مخزون مشروعك. 
• إعداد تقارير مبيعات. 
• إدارة نوبات عمل الموظفين وكشوف الحضور والانصراف. 
• إدارة برنامج ولاء الزبناء. 
• التواصل مع برامج المحاسبة. 
• طباعة الإيصالات الفعلية أو إرسال الإيصالات الرقمية. 

البساطة

قد تستغرق بعض الأنظمة ساعات أو أيام لإنشاء حساب لك على النظام و تزويدك بخدماتها أو مطالبتك بتعيين استشاري للبدء؛ قد تكون بعض الأنظمة الأخرى أكثر سهولة؛ ولا تعتبر عملية إنشاء حسابك على النظام إلا جزءاً من العملية الكاملة؛ فكر في مدى سهولة تدريب الموظفين الجدد على استخدام نظام نقطة البيع الطرفية.   

الدعم 

قد تتسبب أي مشكلة تحدث مع نظام نقطة البيع الطرفية في إبطاء سير عملك؛ وبصفتك صاحبا للمشروع، قد تكون مهمتك هي حل هذه المشكلة؛ إلى أين ستتجه؟ قد يعرض بعض مزودي الأنظمة نقطة البيع الطرفية الخاصة بالدعم المجاني في أي وقت أثناء اليوم، بينما قد تحتاج إلى معرفة الكيفية التي يمكنك من خلالها حل المشكلة بنفسك أو الاستعانة بمستشار لمساعدتك فيما يتعلق ببعض مزودي أنظمة نقطة البيع الطرفية للآخرين.