إدارة مقاولة

تمامًا كما هو الحال في حياتك الشخصية، يلعب أسلوب التواصل في مشروعك دورًا هامًا في تشكيل علاقاتك مع كل موظف وكل زبون. وعدم قدرتك على التواصل الجيد مع موظفيك وزبائنك  [jg1] قد يسبب سوء فهم، وخسارة في الأرباح، ونشوب مشكلات في بيئة العمل. وبالمثل، فإن التواصل المباشر والجيد قد يساعدك في جذب عدد كبير من الموظفين للعمل لديك، وقد يكون مصدر إلهام لموظفيك لبذل ما في وسعهم، وبناء سمعة جيدة بين زبائنك والحد من المشكلات قبل أن تبدأ. وإذا أردت أن تبني جسرًا قويًا من التواصل الجيد، فإليك بعض الإرشادات والنصائح التي قد تساعدك في تحقيق هذا الهدف:

شرح السياسات، وجدول الرواتب، والأجور والتوقعات بشكل واضح

تأكد من أن موظفيك قد كوّنوا عنك انطباعًا إيجابيًا من أول وهلة. عليك أن تتحدث مع كل موظف بوضوح عما تتوقعه من أدائه في العمل، وسياسات العمل الخاصة بك وأهداف مشروعك. فمتى كان الموظف قادرًا على تحديد موقفه وكانت كل الأمور واضحة بالنسبة له، زاد شعوره بالارتياح والنجاح في العمل.

التعامل باحترام مع الموردين، والموظفين وأيضًا الزبناء 

بصفتك صاحب مشروع، قد تحتاج إلى التعامل والتواصل مع عدد كبير ومتفاوت من الشخصيات، وقد يسهل عليك التعامل مع بعضهم أكثر من غيرهم. ومتى حاولت دائماً أن تعامل الآخرين باحترام، فستجد منهم نفس المعاملة. حاول دائمًا أن تتعاطف مع الآخرين وتضع نفسك مكانهم. حيث ستساعدك هذه الطريقة في خلق بيئة عمل يحترم فيها كل فرد الآخر ويقدره ويتفهّمه. فمعاملة كل شخص بنفس مستوى ودرجة الاحترام، بغض النظر عن منصبه الوظيفي، سيجعل منك قدوةً حسنةً ونموذجا يحتذى أمام موظفيك.

تخصيص وقت لمتابعة أداء الموظفين وتقييمه 

مهما كان حجم مشروعك، فإنه يتعين عليك أن تخصص وقتًا لمتابعة أداء موظفيك بصفة دورية. وهذه الطريقة ستتيح لك التواصل المستمر والمباشر مع موظفيك وتفادي حدوث المشكلات. فعند الاجتماع بموظفيك، هناك بعض الموضوعات التي يمكنك مناقشتها معهم ، من بينها: التحديات التي تواجه كل موظف أثناء تأدية عمله، والأهداف التي يرغب في تحقيقها، وإمكانية التغلب على ضغط العمل، وتحديد ما إذا كانت هناك حلول بإمكانك تبنيها بصفتك صاحبا للمشروع، بالإضافة إلى مناقشة أي دعم إضافي قد يحتاج إليه الموظف للنجاح والتقدم في عمله. ومن المهم أن تتم هذه الاجتماعات في جو يملؤه الود والصراحة والاعتراف بالأخطاء المرتكبة لحلها وتفاديها مستقبلاً. وإذا كان هذا هو نهجك في العمل مع موظفيك، فثق بأنه سيكون من السهل بالنسبة لفريق عملك، بما فيهم أنت، التعامل مع الأخطاء متى ارتكبت وتقليل حجم الضرر الناجم عنها، وأيضًا وضع خطة لضمان عدم تكرار حدوثها مرةً أخرى.

وإذا كنت قائدًا لفريق عمل مكون من أكثر من موظفين اثنين، فإنه يجدر بك أن تجتمع بأفراد فريق عملك بشكل أسبوعي. وقبل موعد الاجتماعات، قم بإعداد جدول أعمال لتحديد الموضوعات والمسائل التي ستتم مناقشتها والتطرق إليها، مع إتاحة الفرصة لكل مشارك وكل موظف لطرح الأسئلة والاستفسارات. وتأكد دومًا ألا تحيد هذه الاجتماعات عن الموضوعات الأساسية التي تنوي مناقشتها حتى لا يضيع الوقت المحدد للاجتماع دون فائدة. وإذا انتهى الوقت المخصص للاجتماع ولا زالت هناك مسائل عالقة لم يتم مناقشتها بعد، قم بإضافة هذه الموضوعات والمسائل لجدول أعمال الاجتماع المقبل. أما إذا كان لديك موظف واحد فقط، فقم بالاجتماع به شهريًا لتقييم أدائه في العمل ولمعرفة الدعم الذي يمكنك تقديمه له بطريقة أفضل.

تقدير إسهامات وإنجازات الموظفين

كل موظف، بغض النظر عن خبرته العملية ومؤهلاته، يحتاج إلى أن يتم تقدير العمل الذي يقوم به. وقد يكون هذا التقدير في صورة شكر وثناء لهذا الموظف على حسن تعامله مع الزبون، أو إعداد مذكرة تقدير وامتنان وشكر على إسهامات الموظف. وهناك طريقة أخرى بإمكانك تقدير الموظفين بها والإشادة بإسهاماتهم، وهي أن تخصص صندوقًا يضع فيه كل موظف في شركتك مذكرات شكر وامتنان لمجهود الآخرين. ومن ثم، تتم قراءة هذه المذكرات على الملأ في اجتماع لمجلس الإدارة أو في اجتماع بالموظفين. وإذا كنت قائدًا لفريق عمل مكون من أكثر من أربعة أفراد، قم باختيار موظف من بينهم كل شهر ليكون "الموظف المثالي"، وقم بتقديم شهادة تقدير له أو هدية صغيرة دليلاً على تقديرك لمجهوداته في العمل.

 تبنّي سياسة الباب المفتوح

من أفضل الطرق التي تضمن لك نجاح مشروعك وزيادة فرص التواصل مع موظفيك هي "سياسة الباب المفتوح"، أي أن تلعب دائماً دور "المنصت والمستمع الجيد". ولتلعب هذا الدور بنجاح، ابدأ أولاً بطمأنة موظفيك بأنه لا مانع لديك من الرد على أسئلتهم واستفساراتهم. وخلال الاجتماع بهم لمناقشة هذه الأسئلة والاستفسارات، حاول دائماً أن تبتعد عن أساليب عدم الاهتمام والاكتراث بما يقولون، كأن تغلق بين الحين والآخر هاتفك المحمول أثناء الاجتماع. كن إيجابيًا وأظهر اهتمامًا حيال ما يناقشونه معك من خلال التصديق على ما يقولون وتدوين ملاحظات ووضع خطوات متابعة. فكل هذه الأمور تثبت لهم أنك تأخذ الأمور على محمل الجدّ.

التعامل مع التحديات بسلاسة وسلوك حسن

أمثل طريقة للتعامل مع المشكلات والتحديات هي مواجهتها وليس تفاديها وتجنبها. فعليك الاجتماع بأطراف النزاع، وسؤال كل شخص أو كل طرف عن مبرراته وأسبابه مع إظهار تفهمك لهذه المبررات. وبعد ذلك، قم بإعادة ما أخبره بك كل شخص، وفكر في إيجاد حلول للأزمة أو المشكلة، واتخذ قرارك بشأن الخطوات المقبلة لإيجاد الحل، وقم بإعداد مذكرة مكتوبة حول النقاش الدائر، وأخيرًا قم بمتابعة الموقف أولاً بأول للتحقق من أن المشكلة والأزمة قد تم حلّها. وبهذه الطريقة، تكون قد قدمت مثالاً يحتذى للآخرين، بصفتك قائدًا لفريق العمل. تذكر أن المشكلات الخطيرة والجادّة التي تتعلق بالتمييز أو المحاباة ستحتاج رد فعل مختلف وخاص للغاية بناءً على عدد الموظفين. عليك دراسة القوانين الوطنية السارية القوانين المناهضة للتمييز والمضايقات. كما يتعين عليك أيضًا دراسة ومراجعة القوانين المناهضة للتمييز والمضايقات، السارية في منطقتك ودولتك ومدينك عن طريق التواصل مع مكتب العمل التابع لك أو استشارة محامٍ مختص.

متى كانت لديك خطة عمل معينة، أصبح بإمكانك وموظفيك تأدية العمل على النحو الأفضل بما يحقق نجاح المشروع. وخطة العمل لمشروعك هي عبارة عن تصور الشركة الممثل في خطوات ونقاط هامة واضحة وقابلة للتحقيق ومحددة بجدول زمني معين. تأكد من أن جميع موظفيك على علم بهذه الخطة وعلى دراية تامة بدورهم الفعّال والحيوي في إظهارها للنور. وعليك أن تتابع بشكل دوري هذه الخطة، من خلال اجتماعك بالموظفين أسبوعيًا، لمناقشة كيف يمكنكم  المضي قدمًا كفريق عمل نحو تحقيق هدفك. كما يمكنك أيضًا متابعة إرشاداتنا خطوةً بخطوة من أجل] إعداد خطة عمل [.

يعني التخطيط أيضًا تبني منهجًا جديًا لإدارة وقتك بشكل يومي وبشكل أسبوعي. فعليك أن تقوم بإعداد قائمة بالمهام لليوم التالي قبل ترك العمل كل يوم. وهذه الطريقة البسيطة قد تساعدك في ضمان التعامل مع المهام التي لها الأولوية القصوى وضمان عدم تغافل أي من المهام الضرورية.

إن القائد الناجح هو ذاك الذي يُجيد الاستفادة من المزايا الفريدة التي يتمتع بها كل فرد في فريقه. والشركات الناجحة هي تلك الشركات التي يعمل فيها الموظفون كفريق عمل واحد متكامل في جميع مراحل العمل، بدءًا من الأفكار، وصولًا  إلى المنتجات، والتسويق، وهي الشركات التي يكون فيها الموظفون أكثر قوةً لأنهم يستغلون مزايا المجموعة، وليس فقط قائد المجموعة. في بيئة العمل التعاونية، يشعر كل موظف بأهمية دوره في تحقيق أهداف المشروع ونموه. وتوزيع المهام على جميع أفراد فريق العمل تعد أيضًا طريقة أخرى لا تقل أهمية لضمان خلق بيئة عمل تعاونية. فهذا النهج يُعزّز شعور الموظفين بأهمية مساهماتهم في نجاح المشروع، ويُتيح للقائد التركيز على مهامه القيادية، مثل التخطيط وإدارة المبيعات.

وهناك جانب آخر مهم ينبغي مراعاته لخلق بيئة عمل تعاونية، وهو طلب معرفة آراء الموظفين وانطباعاتهم بشكل دوري حول أدائك كقائد. ويمكن معرفة آراء الموظفين وانطباعاتهم من خلال إجراء استبيان مرتين في العام. وهو عبارة عن صندوق يضع فيه الموظفون اقتراحاتهم أو تقديرهم، أو من خلال المناقشات والمتابعة. حاول أن تسأل موظفيك حول سمات القيادة الخاصة بك التي تنال إعجابهم ورضاهم بشكل أكبر، وحاول أن تعرف منهم ما يمكنك فعله للتطور والتحسن في هذا الجانب. وعلى الرغم من أن أي نقد قد يوجهه الموظفون لك يصعب عليك سماعه وتفهمه، فإن هذا النقد سيساعدك على التحسن المتواصل وسيثبت لموظفيك أنهم تحت قيادة شخص قوي ومتفهّم.

عادةً ما يعد ارتكاب الأخطاء علامة على الفشل، سواءً كانت هذه الأخطاء قد تم ارتكابها بسببك أو بسبب أحد موظفيك. غير أن هذا الرأي عارٍ من الصحة، لأن ارتكاب الأخطاء يعد أمرًا طبيعيًا في كل مشروع، وقد تدفعك هذه الأخطاء أنت وفريق عملك نحو التعلم والتطور. وبغض النظر عن نوع الخطأ نفسه، فالمهم هو كيفية تعاملك أنت وموظفيك مع هذه الأخطاء وتفاديها مستقبلاً. فعند حدوث مشكلة ما، يتعين عليك أولاً الاعتراف بوجود المشكلة. وقم بسؤال كل شخص معني بالأمر لمعرفة كيف حدث هذا الخطأ ومعرفة الطريقة المثلى التي يمكنك اتباعها لحل المشكلة. وتذكر أن كل شخص معرض لارتكاب الأخطاء، ومحاولتك لتفهم الأخطاء بدلاً من إلقاء اللوم على مرتكبها سيساعدك حتمًا في بناء جسر الثقة مع موظفيك وحل المشكلة بطريقة أكثر فاعلية. وإذا كان الخطأ المرتكب في صورة أمر خاطئ، قم بالاعتراف بالخطأ، وقم بإرسال الأمر الصحيح على الفور مع عرض بطاقة خصم أو هدية مجانية لإثبات حسن النية. ومن ثم، حاول أن تجد الطريقة المناسبة لتغيير الوضع لضمان عدم ارتكاب مثل هذا الخطأ مرةً أخرى.

مما لا شك فيه أنك، باعتبارك قائدا لفريق العمل، فإنك محط أنظار الجميع. فعليك أن تهتم بملابسك التي ترتديها في أوقات العمل وتعاملاتك مع الآخرين، حيث إن هذا الاهتمام سيكون له أثر كبير على موظفيك وانطباعاتهم عنك. فإذا أردت أن تحفز وتشجع موظفيك على بذل قصارى جهدهم في العمل، فأفضل طريقة فعالة هو أو أن تكون مثالاً حيًا بالنسبة لهم، وذلك عن طريق اهتمامك بالعمل الجاد والنجاح.

كن حاسمًا في قراراتك

بصفتك مديرًا لمشروعك الناشئ، فأنت معرض لارتكاب الأخطاء مهما خططت جيدًا. غير أن نجاحك يعتمد على قدرتك على وضع هدف واضح نصب عينيك، واتخاذ كافة الإجراءات وإلهام فريق العمل التابع لك، حتى ولو قمت بارتكاب الأخطاء وتعين عليك تغيير أسلوبك بمرور الوقت. تأكد من إعلام موظفيك بهذه القرارات وكن دائماً على استعداد لعرض المبررات والأسباب التي تدفعك نحو اتخاذ هذه الإجراءات والقرارات. فالقادة الناجحون لا بد وأن يتخذوا قرارات حاسمة لصالح العمل، حتى ولو كانت هذه القرارات مصيرية، مثل إنهاء خط إنتاج غير فعال، أو استبدال مورد بمورد آخر أفضل أو شراء معدات أو أدوات جديدة تساعد في نمو المشروع وتطوره.

الاستعانة بمستشارين

إن الاستعانة بمستشارين وخبراء ممن لهم باع طويل في مجال المشاريع وإدارتها تعد طريقة ناجحة ورائعة لتنمية مشروعك وتطويره. ولذا، فإن استعانتك بمستشارين في مجال صناعتك أو خارجها والذين يمكنك استشارتهم حول التحديات،  له عظيم الأثر والفائدة على مشروعك ونجاحه. فهؤلاء المستشارون أثبتوا نجاحهم في مجالهم، ولديهم الوقت لمقابلتك والاجتماع بك وتقديم يد العون لك. ولإيجاد مستشار خبير في مجاله، قم بالبحث أولاً في نطاق أصدقائك وعائلتك. وإن لم تجد الشخص المناسب، بإمكانك البحث عنه من خلال الاستعانة بالخدمات الاستشارية على شبكة الإنترنت أو بالاستعانة بأصحاب مشاريع آخرين. 

بالنسبة لبعض أصحاب المشاريع الصغيرة، يعد تأسيس مجلس إدارة قائم على المتطوعين طريقة أخرى لاستقاء الآراء ووجهات النظر حول مشروعك. ويتكون هذا المجلس من مجموعة من الخبراء الذين يمكنك الاعتماد عليهم في تقديم الدعم والمشورة.

لدى كل قائد عظيم إرادة ورغبة قوية تدفعه نحو النجاح. وسواءً كانت لديك مهارات الريادة أو لا، فبإمكانك الاستمرار في تحسين هذه المهارات عن طريق تحديد أهدافك الشخصية ومتابعة كيفية تحقيقها على النحو الأمثل بمرور الوقت. كما يمكنك الاستعانة ببعض المواقع على شبكة الإنترنت للاطلاع على مهارات قيادية جديدة. هذا بالإضافة إلى لجوء العديد من القادة والمديرين إلى سؤال الآخرين لمعرفة آرائهم وانطباعاتهم حول أدائهم كقادة؛ حيث إن هذه الطريقة تعد فرصة جيدة لمعرفة جوانب القوة وإنشاء جسور قوية من التواصل الجيد.

قد تبدأ في تأسيس مشروعك الخاص معتقدًا أنه بإمكانك إدارة الشركة بمفردك للأبد، ولكنك ستكتشف بعد ذلك أنه يتعين عليك تأسيس فريق عمل من الموظفين لإنجاز العمل. وتذكر أن كونك قائدًا يعد فرصة رائعة لمعرفة الآخرين ومعرفة مزاياك ومهاراتك الخاصة وانتقاء مهارات التواصل المهمة التي ستعينك في جميع جوانب حياتك وتساعدك على جعل بيئة العمل الخاصة بك أكثر تعاونية وإيجابية ونجاحًا مما كنت تعتقد.