إدارة مقاولة

قد تقدم لك المؤسسات المالية التي توفر حسابات بنكية قرضاً تجارياً أو خطوط ائتمان، وتساعد هذه الأنواع المختلفة من أشكال ائتمان المشاريع على إدارة الشؤون المالية لمشروعك؛ ومع ذلك ينبغي عليك الحذر دائماً عند اقتراض المال؛ إذ يجب أن تتوفر لديك خطة بشأن الكيفية التي يمكنك من خلالها استخدام المال بصورة فعالة والكيفية التي ستقوم من خلالها بسداد الدين قبل أن تتفق على الحصول على قرض. 

وقد يكون امتلاك حساب بنكي للمشروع شرطاً لقبول المدفوعات غير النقدية، بما في ذلك بطاقات الأداء؛ قد يساعدك البنك الذي تفتح حسابك فيه على تهيئتك لقبول البطاقات؛ ومع ذلك يمكنك تحقيق الأفضل من خلال مقارنة الخيارات المتاحة لديك لتحديد مزود خدمات التاجر الذي سيحملك أقل الرسوم. 

قد ترغب في المقارنة بين ما تقدم البنوك والاتحادات الائتمانية في منطقتك والخدمات المصرفية الإلكترونية وذلك قبل قيامك بفتح حسابك البنكي للمشروع حتى تتمكن من تحديد المؤسسة المالية والمنتجات المالية المناسبة بالنسبة لك ولمشروعك.  

المراجعة وحسابات الادخار

يمكن فتح حساب جاري وحساب ادخار للمشروع كما هو الحال فيما يتعلق بالحسابات الشخصية؛ وقد يكون الحساب الجاري لأغراض استلام المدفوعات وتغطية النفقات التشغيلية (أي النفقات اليومية، ومن بينها شراء اللوازم أو الدفع للموظفين). 

ويكون حساب التوفير للمدخرات على المدى الطويل؛ كما يمكن حتى للمشاريع الصغيرة التي لا تمتلك الكثير من المال لإنفاقه البدء في إنشاء صندوق طوارئ لأي مشروع بصورة بطيئة وذلك لمساعدة هذه المشاريع على تجاوز الأوقات العصيبة التي قد تمر بها. 

ويساعد الاحتفاظ بمدخراتك في حساب منفصل على جعل استخدام المال في النفقات اليومية أكثر صعوبة؛ كما أن حسابات الادخار تقدم سعر فائدة أعلى مقارنة بالحسابات الجارية؛ مما يساعدك على زيادة أموالك من خلال الادخار.  

المقارنة بين الخيارات المتاحة لديك 

قد ترغب في إجراء عمليات مقارنة للتأكد من أن خيارك هو الأنسب بالفعل بالنسبة لمشروعك وذلك حتى وإن كانت الشركة التي تتعاون معها فيما يتعلق بمعاملاتك المصرفية الشخصية تقدم حسابات للشركات؛ وبمجرد قيامك بمقارنة خياراتك، قد تجد أن هناك مؤسسة مالية أخرى أكثر ملاءمة. 

وفيما يلي بعض الأمور التي يمكنك المقارنة فيما بينها أثناء قيامك بالاطلاع على الحسابات المختلفة: 

• حدود ومتطلبات المعاملات الشهرية: قد تفرض الحسابات البنكية للمشروع رسوماً استناداً إلى عدد المعاملات في حسابك أو عدد الشيكات التي تحررها أو عدد الشيكات التي تودعها أو متوسط الرصيد النقدي الذي تودعه شهرياً. حاول إيجاد حساب يتوافق مع احتياجات مشروعك دون تكبد أي رسوم.  
• الرسوم: قد يكون للحسابات رسوم مختلفة ترتبط بها، مثل: رسم إدارة الحساب الذي قد يتعين عليك دفعه إذا لم تقم بالاحتفاظ بالحد الأدنى من رصيد الحساب اليومي أو الشهري أو رسوم سحب المبالغ النقدية من ماكينات الصراف الآلي؛ ومن الممكن تجنب هذه الرسوم في بعض الأحيان، إلا أن عليك الوعي بها لتجنب أي تكاليف غير مرغوب فيها.   
• السمات: قد تتوفر سمات وخدمات مختلفة للمقارنة فيما بينها، ومن بينها القدرة على إيداع شيك باستخدام الهاتف الذكي أو استخدام التطبيق مصرفي المتاح عبر الهاتف المحمول أو ربط حسابك بصورة سهلة مع برامج المحاسبة الخاصة بمشروعك.  
• أسعار الفائدة: قد يكون بمقدورك كسب فائدة من حساب الادخار. وعليك المقارنة بين أسعار الفائدة المقدمة من بنوك مختلفة. 
• الوصول إلى حسابك: إذا كان مشروعك غالباً ما يحتاج إلى فواتير بفئة صغيرة أو تغيير، فإن قربك من أحد فروع البنك قد يشعرك بالارتياح؛ وسيكون من الأسهل بصورة أكبر إدارة عملياتك اليومية إذا لم تكن بحاجة إلى التحرك بعيداً للذهاب إلى البنك؛ وفكر في أماكن تواجد فروع بنكك وساعات عمل الفروع وإمكانية الوصول إلى الخدمات البنكية الإلكترونية. 

تقدم الكثير من البنوك خدمات بنكية عبر الإنترنت وتطبيقات الهواتف الذكية؛ وبمجرد إنشاء حساب إلكتروني، قد يكون بمقدورك مراجعة رصيدك بسهولة وإجراء عمليات التحويل بين البنوك ودفع الفواتير في أي وقت من الأوقات. 

وقد تكون مسألة استخدام الخدمات البنكية الإلكترونية مهمة أيضاً لحفظ سجلات بنكية دقيقة، ويمكن الربط بين العديد من الأنظمة المحاسبية الإلكترونية وأنظمة الرواتب بالحسابات البنكية الإلكترونية، ما يسمح لك بمشاركة المعلومات ذهاباً وإياباً. 

ويمكن أن يساعد الربط بين جميع أنظمتك على تسيير شؤونك المالية وضرائبك بصورة أسهل.  

تتواجد أيضاً الحسابات البنكية للمشاريع المتاحة عبر الإنترنت فقط، مما قد يستدعي التفكير في ذلك الحل بوصفه بديلاً للحساب البنكي القائم بالفرع. ولا تحتاج البنوك المتاحة إلكترونياً فقط إلى فتح فروع وإدارتها وغالباً ما تمرر هذه البنوك المدخرات للزبائن مقابل رسوم أقل؛ وقد تعرض هذه البنوك سعر فائدة أعلى على حسابات الادخار وجوائز أو فوائد على الحسابات الجارية. 

لن يكون بمقدورك التحدث مع مصرفي شخصياً أو استلام الخدمات في الفرع التي يحتاج إليها الكثير من أصحاب المشاريع، ومن بينها الودائع النقدية السهلة أو القيام بتغييرات، من خلال التعامل مع البنوك المتاحة إلكترونياً فقط. ومع ذلك، فإذا لم تكن بحاجة إلى هذه الأنواع من الخدمات، قد تكون الحسابات البنكية للمشاريع المتاحة عبر الإنترنت فقط خياراً مناسباً لك. 

كما يمكنك استخدام نوعي الحسابات وفتح حساب جاري مع بنك مناسب بالإضافة إلى فتح حساب ادخار متاح إلكترونياً فقط للاستفادة من دفع رسوم أقل والحصول على أسعار فائدة أعلى.  

الحفاظ على أمان حسابك الإلكتروني 

تعتبر الخدمات البنكية الإلكترونية طريقة ملائمة وآمنة لإدارة الشؤون المالية للشركة وذلك بالنسبة للعديد من أصحاب المشاريع الصغيرة؛ ومع ذلك إذا سجلت الدخول على الخدمات البنكية الإلكترونية، قد يتعين عليك اتخاذ بعض الإجراءات الاحتياطية الإضافية للتأكد من الحفاظ على خصوصية حسابك أمانه: 

• لا تسجل الدخول في حسابك أثناء الاتصال بشبكة واي فاي متاحة للعامة حيث يمكن لأي شخص مراقبة نشاطك الإلكتروني. 
• استخدم كلمة سر مميزة وقوية. قد تكون لديك بعض كلمات السر القليلة التي قد ترغب في استخدامها مراراً وتكراراً؛ قم بإنشاء كلمة سر جديدة لن تستخدمها سوى لحسابك البنكي الإلكتروني وتأكد من أن كلمة السر التي قمت باختيارها عشوائية بعض الشيء (بدلاً من أن تكون كلمة سر شائعة)، بحيث تتضمن كلمة السر مزيجًا من الرموز والأحرف الكبيرة.   
• فعّل المصادقة الثنائية. إذا كان بنكك يقدم هذه الخدمة، سجل لإجراء عملية المصادقة الثنائية، وقد يحتاج ذلك إلى اتخاذ خطوات إضافية لتسجيل الدخول في حسابك من أي جهاز لم يعتاد الوصول إلى حسابك؛ مثال: قد يكون عليك نسخ رمز الأمان المرسل إلى هاتفك أو بريدك الإلكتروني.  
• توخى الحذر عند مراجعة رسائل البريد الإلكتروني. قد تتلقى رسالةمن بريد إلكتروني تبدو وكأنها من مصرفك أو من أي شركة أخرى موثوقة إلا أن تلك الرسالة ما هي إلا خدعة؛ قد تتطلب منك الرسائل الإلكترونية الاحتيالية تسجيل الدخول في حسابك (وقد توجهك إلى موقع إلكتروني يشبه الموقع الإلكتروني للبنك) أو إرسال المذكور لتسجيل الدخول في حسابك وسرقة مالك؛ وقم بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني المشتبه فيها أو يمكنك الاتصال بمصرفك إذا كنت غير متأكد بشأن رسالة البريد الإلكتروني التي تلقيتها؛ ودائماً ما يكون عليك استخدام رقم الهاتف الموجود في ظهر بطاقة الخصم أو بطاقة الائتمان أو في الموقع الإلكتروني الرسمي للبنك ولا تعتمد على المعلومات الواردة في رسالة بريد إلكتروني واردة. 
• احتفظ بنظام محدّث لمكافحة الفيروسات. تأكد من أن حاسوبك به برمجيات لمكافحة الفيروسات وراجع تحديثات برمجياتك بانتظام وقم بفحص حاسوبك للتأكد من عدم تعرضه لأي فيروسات؛ وغير كلمة السر البنكية الخاصة بك وغيرها من كلمات السر الخاصة بالحسابات البنكية إذا وجدت فيروس على الحاسوب. 

قد تحتاج إلى تقديم أنواع مختلفة من المعلومات عند فتح حساب بنكي خاص بالمشروع أكثر مما تحتاج إليه عند فتح حساب شخصي؛ وقد تختلف العملية المتعلقة تماماً بهذا الصدد على أساس مكان فتح حسابك، ولكن قد تشتمل هذه المستندات على ما يلي: 

• مستندات تأسيس الشركة:  قد يستفسر البنك عن مستندات تأسيس الشركة، ومن بينها: النظام الأساسي للشركة وعقد تأسيس الشركة وشهادة تأسيس الشركة، والتي قدمتها عند تسجيل مشروعك.   
• مستندات الإدارة: قد تتوافر لديك مجموعة مختلفة من أنواع مستندات إدارة المشروع وذلك اعتمادًا إلى نوع المشروع الذي أسسته.
• شهادات الاسم التجاري:  إذا سجلت اسم مشروع لدى السلطات المعنية بالدولة، قد تحتاج إلى المصادقات والقوائم ذات الصلة. 
• رخصة المشروع: قد تحتاج إلى الحصول على تراخيص محلية أو إقليمية أو وطنية استناداً إلى نوع مشروعك ومكان تواجدك؛ وقد تحتاج أيضاً إلى مشاركة نسخ هذه التراخيص عند التقدم لفتح حساب بنكي خاص بالمشروع.  

إذا لم يكن لديك بعض من هذه المستندات، ومن بينها: اتفاقية التشغيل، يمكنك إنشاء هذا المستند (يمكنك البحث عن الدليل المجاني والنماذج المتاحة عبر الإنترنت) قبل التقدم لفتح حساب بنكي. 

بالنسبة لأصحاب المشاريع ممن يعدون كيانات فردية أو تجارًا أحرار، يكون هذا النوع من أصحاب المشاريع هو النوع الافتراضي للمشاريع في حالة عدم قيامك بتأسيس شراكة. وفي بعض الحالات، قد لا يكون مالكو الكيانات الفردية مؤهلين للحصول على حساب بنكي للمشروع، ولكن لا يزال بمقدورهم فتح حساب شخصي جديد وعدم استخدامه حصريًا لأغراض المشروع لفصل هذا الحساب عن شئونهم المالية الشخصية.